Outlook-Regeln und weitere Tipps & Tricks

Outlook-Regeln sind ein wahres Schmuckstück in der Schatzkiste für schöne und praktische Funktionen – man muss sie nur erstellen und anwenden (lassen)! Folgen Sie mir doch ein wenig auf dem Weg zu den Kron-Juwelen von Outlook – von der Outlook-Symbolleiste bis zur Anwendung von Outlook-Regeln an einem sehr praktischen Beispiel.

Symbolleiste anpassen

Gleich zu Beginn ein kleiner „Quickie“, den sicherlich jeder von uns gut gebrauchen kann. Häufig benutzte Funktionen wie sind manchmal hinter etwas unvorteilhaft langen Klick-Orgien verborgen. Ein praktischer Ausweg aus dieser Misere ist die Anpassung der Symbolleiste ganz oben links im Outlook-Fenster. Hier können Sie Ihre ganz persönlichen Favoriten-Funktionen immer griffbereit ablegen und nach Belieben aufrufen.

Dazu gehen Sie wie folgt vor:
Navigieren Sie im Ribbon-Menü zu Ihrer gewünschten Option. Ribbon-Menü nennt sich die obere Menü-Gestaltung, welche die verschiedenen Reiter wie z.B. „Nachricht“, „Einfügen“ oder „Überprüfen“ enthält – mit den darunter platzierten Optionen.

Klicken Sie nun mit der Mouse per Rechtsklick auf die favorisierte Option und es öffnet sich ein kleines Kontext-Menü, aus welchem Sie den ersten Menüpunkt auswählen (siehe Screenshot).

Outlook: Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen
Outlook: Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen

Et voilà: Die Option erscheint ganz oben links in der Fenster-Symbolleiste und dürstet nach ihrem ersten freudigen Einsatz!

Outlook-Regeln an einem praktischen Beispiel

Viele meiner eingehenden E-Mails sind nicht in erster Linie an mich selbst adressiert, sondern mit mir als Adressaten in CC und dienen hauptsächlich der Information. Echte „Arbeitsaufträge“ verbergen sich in 99% der Fälle nicht dahinter – und wenn doch, bin ich dabei nicht „im Lead“, wie es Neu-Denglisch so schön heißt.

Was läge da also näher, als die Informationsspreu vom wichtig-leckeren Aktiv-E-Mail-Weizen zu trennen? – Am besten natürlich automatisch!
Dazu bietet Outlook einen sehr flexiblen und noch dazu komfortablen Weg: Regeln!

Um Sie nicht länger auf die Folter zu spannen, hier ein Weg, wie Sie eingehende CC-E-Mails automatisch in ein separates Zielverzeichnis umleiten lassen können, um den Fokus auf die wichtigeren Nachrichten legen zu können:

Kleiner, hilfreicher Tipp zum Tipp

Es empfiehlt sich, in der Regel die auf diese Weise umgeleiteten Nachrichten nicht automatisch als gelesen markieren zu lassen, um einen optischen Indikator für neue Info-E-Mails zu erhalten! Bei ungelesenen E-Mails in einem Verzeichnis zeigt Ihnen Outlook die Anzahl dieser nämlich in Klammern an (schön fett markiert), sodass Sie schon auf den ersten Blick sehen können, dass eine neue Nachricht eingegangen ist.

Es empfiehlt sich, in der Regel die auf diese Weise umgeleiteten Nachrichten nicht automatisch als gelesen markieren zu lassen, um einen optischen Indikator für neue Info-E-Mails zu erhalten! Bei ungelesenen E-Mails in einem Verzeichnis zeigt Ihnen Outlook die Anzahl dieser nämlich in Klammern an (schön fett markiert), sodass Sie schon auf den ersten Blick sehen können, dass eine neue Nachricht eingegangen ist.

Ausnahmen und alternative Wege

Outlook-Regeln für eingehende CC-E-Mails definieren - Schritt 6
Outlook-Regeln für eingehende CC-E-Mails definieren – Ausnahmedefinition

Natürlich sind auch Ausnahmen definierbar, falls von sehr wichtigen Personen oder Organisationen diese E-Mails kommen.

Damit können Sie sehr flexibel für Vorgesetzte, wichtige Kunden oder externe Dienstleister passende Ausnahmen für Ihre Regeln definieren.

Spielen Sie doch ein wenig damit herum und schreiben mir Ihre besten Tipps & Tricks dabei – ich würde mich sehr darüber freuen!

Ja, auch in Outlook ist nicht immer alles stringent und einheitlich. So gibt es auch für die Outlook-Regeln alternative Wege, wie man zu Ihnen gelangt. Dies geht z.B. auch direkt über einen Rechtsklick auf eine E-Mail in der E-Mail-Liste:

Über den Button „Erweiterte Optionen…“ gelangen Sie zu den detaillierteren Optionen, die weiter oben bereits beschrieben wurden.

Es könnte auch sein, dass die Outlook-Regeln wie folgt aussehen – je nachdem, von wo aus Sie den Regel-Assistenten aufrufen.

Auch wenn die Microsoft Outlook-Regeln mehr als nur ein „Gesicht“ haben, so ist ihr Mehrwert doch ziemlich eindeutig. Es lohnt sich auf jeden Fall, sich damit zu beschäftigen, da Sie so auf elegante und flexible Weise Ihre E-Mails organisieren und einfach produktiver arbeiten können.

Quintessenz

Immer schön im Blick behalten: die Quintessenz!
Immer schön im Blick behalten: die Quintessenz!
  • Microsoft Outlook ist mehr als nur ein E-Mail-Client. Es ist ein sehr vielseitiges und nützliches Werkzeug für Ihre E-Mail- und Terminorganisation.
  • Wenn Sie Outlook ohnehin beruflich jeden Tag nutzen, sollten Sie sich das Leben leichter machen, indem Sie oben beschriebene Outlook-Regeln und weitere nützliche Funktionen ausprobieren und gewinnbringend anwenden.
  • Sie haben noch mehr Tipps & Tricks zu Outlook-Regeln oder Outlook im Allgemeinen? – Immer her damit!

Hier geht es wahnsinnig interessant weiter

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