Strategien gegen ein 0:2 bei der Projektmanagement-WM

Auch eine effektive Strategie bei der Projektmanagement-WM!

Auch eine effektive Strategie bei der Projektmanagement-WM!

Ist das Ihr Ernst?!? – Ihr Projekt dauert in der Projektmanagement-WM noch nicht einmal 90 Minuten?!? Das würde ja bedeuten, dass Sie noch nicht einmal die Vorrunde geschafft haben!
Dann müssen Sie aber schleunigst ins Trainingslager für erfolgreiche Projektleiter!
Denn wie bei „König Fußball“ gilt auch bei der Projektmanagement-WM, dass eine gute Vorbereitung, Teamauswahl und Strategie der Schlüssel zum weltmeisterlichen Erfolg sind.

Nehmen wir die zelebrierte Ballkunst als Vorbild für das Projektmanagement, so lassen sich viele Parallelen ziehen und gewinnbringend ins Projekt übertragen.

Die Projektmanagement-WM – so gelingt die Qualifikation!

Um ein blamables Vorrunden-Aus überhaupt erst zu ermöglichen (und dann natürlich erfolgreich zu verhindern), müssen Sie erst einmal die Qualifikation bewältigen. Wenn Sie die nachfolgenden Aspekte berücksichtigen, sollte Ihnen die Teilnahme am Projektturnier so gut wie sicher sein.

(Projekt)Sponsoren – damit kommen Sie weiter

Perfekter Überblick statt trübe Sicht - mit der richtigen Anforderungsdefinition!

Perfekter Überblick statt trübe Sicht – mit der richtigen Anforderungsdefinition!

Analog den Werbepartnern auf Trikot, Schuh und Unterhose benötigen Sie auch bei Ihrer Projektmanagement-WM von Ihren Zielen überzeugte Projektsponsoren und Stakeholder. Wenn Sie diese von dem Nutzen Ihres Projektes überzeugen können, haben Sie schon eine wichtige Hürde erfolgreich genommen.

Machen Sie Ihren Auftraggebern und Projektsponsoren nach dem KIS- und KLV-Prinzip glasklar, welchen Mehrwert ihnen Ihr Projekt verschafft. Dabei können je nach Unternehmen, Bereich und Situation verschiedenste Facetten eine tragende Rolle spielen, wie z.B. diese hier:

  • Senkung von Prozesskosten
  • Steigerung der Prozesstransparenz
  • Umsetzung von Maßnahmen aus Revisionsfeststellungen
  • Verbesserung von Sicherheitsaspekten
  • Beschleunigung von Prozessen
  • Vereinheitlichung von Prozessen (z.B. Genehmigung, Beauftragung, Rechnungsprüfung etc.)

Ihnen fallen bestimmt noch weitere überzeugende Argumente für Ihr Projekt ein, aber Sie wissen auf jeden Fall nun was ich meine.
Ihre Sponsoren sind natürlich auch diejenigen, die Sie immer zeitnah auf dem Laufenden halten sollten.

Sie sind natürlich auch dann gefragt, wenn es um ungeplante Mehraufwände geht, die gesponsert werden müssen. Ist Ihr Auftraggeber von Ihrem Projekt überzeugt, sollte es zumindest nicht unmöglich sein, ihm auch Ihre Mehraufwände nachvollziehbar und überzeugend zu vermitteln und diese Hürde gemeinsam zu überwinden.

Der Trainer – das Rückgrat jeder erfolgreichen Mannschaft

Bei der Projektmanagement-WM behält er immer den Überblick und sorgt für die optimale Mannschaftsaufstellung ebenso wie die Spieltaktik und -strategie: der Trainer aka „Projektleiter“. Ich vermute einfach mal, dass Sie sehr häufig auf dieser Position anzutreffen sind. Also haben Sie den Hut für alles Organisatorische und Kommunikative auf.

Sorgen Sie in Ihren Projekten vor allem für eines: Transparenz und Eindeutigkeit bei Motivation, Zielen, Verantwortlichkeiten, Aufgaben(verteilung) und dem aktuellen Status! Effektive Werkzeuge dabei sind neben einer klaren, zeitnahen und fundierten Kommunikation vor allem auch eine lösungsorientierte Einstellung.

Der Kader – beste Voraussetzungen für ein gutes Projektteam

Die gibt's auch mal im Projekt...

Die gibt’s auch mal im Projekt…

Doch was wäre Ihr Projekt ohne eine professionelle Mannschaft?
Genau: Nur ein schönes Sommermärchen!
Also werfen Sie einen genauen Blick auf Ihren internen „Kader“ an fähigen Mitarbeitern und versuchen Sie, die bestgeeigneten unter ihnen für Ihr Projektteam zu rekrutieren. Mit ein wenig Diplomatie, Überzeugungskunst und den richtigen Argumenten sollte das eine lösbare Aufgabe sein.

Aber auch jenseits der digitalen Donnerkuppel wollen die Teammitglieder gut gewählt sein. Ob aus den betroffenen bzw. beteiligten Fachbereichen oder in Form externer Dienstleister – Sie können auch hier Ihren Projekterfolg positiv beeinflussen.

Und der Aufwand lohnt sich!
Glauben Sie mir, mit einem professionellen, zuverlässigen und harmonierenden Projektteam können Sie alles schaffen! Und richtig eingesetzt und gefördert wachsen so manche Projektmitglieder dabei auch noch weit über sich hinaus. Diese positiven Überraschungen sind auch eine der Facetten bei der Projektmanagement-WM, die ich am meisten schätze, zumal es mir selbst bei vielen Projekten schon so erging.

Die Mannschaft – gemeinsam sind wir erst so richtig stark!

Das sollte sich jeder zu Herzen nehmen...

Das sollte sich jeder zu Herzen nehmen…

Gut vorbereitet ist halb gewonnen.
Dieser altgediente Spruch passt auch hier wie die Faust aufs Trainerauge.
Also stellen Sie Ihr Team sehr sorgfältig zusammen und versuchen Sie so bereits im Vorfeld, Herausforderungen beim Zusammenspiel zu vermeiden. Dabei hilft Ihnen vor allem ein Gespür für die fachlichen, aber auch charakterlichen Fähigkeiten der einzelnen Mitspieler.

Und nun ködern Sie bitte aus Ihrem Kader, was das Zeug hält:

  • Ein guter Torwart (= Entwickler), der den „(Software-)Kasten sauber“ hält.
  • Abwehrspieler, die beim Projekt- und Testmanagement unterstützen.
  • Mittelfeldspieler aus den Reihen der Auftraggeber und beteiligten Fachbereichen.
  • Und natürlich Stürmer in Persona bis an die Zähne mit Prozessen und Lösungsideen bewaffneter Inhouse Consultants.

So aufgestellt, haben Sie einen wichtigen Schritt in Richtung Projektmanagement-Weltmeister schon geschafft.

Anstoß bei der Projektmanagement-WM

Jetzt gibt es kein Zurück mehr – das Projekt wurde offiziell gestartet.
Und womit lässt es sich besser in ein gemeinsames Projekt starten, als mit einer Kick off-Veranstaltung?
Also laden Sie alle Projektbeteiligten ein und machen Sie klar, welche Ziele Sie verfolgen und wo die Projektreise hingehen soll. So abgeholt, weiß jeder Spieler, auf welches Tor er zu schießen hat. Die Gefahr von Eigentoren haben Sie damit schon einmal erfolgreich ausgeräumt.

Während des Spiels müssen Sie natürlich nach den offiziellen Regeln spielen.
Das bedeutet, dass Sie auf die Linienrichter (Lenkungsausschuss) und natürlich den Schiedsrichter (Vorstand / Unternehmensleitung) zwingend achten sollten. Spielen Sie jedoch fair und geben alles was Sie können, sind auch diese Akteure Ihre Freunde. Sie haben nämlich auch ein Auge auf die anderen Mannschaften (konkurrierende Projekte) und greifen steuernd ein, wenn es hier zu Fouls (Ihnen zugesicherte Ressourcen werden blockiert) oder gar Schwalben (Sie sollen an fremden Projektfehlern Schuld sein) kommt.

Während des Spiels gibt es auch schon mal eine gelbe oder rote Karte, die Ihren Projektstatus symbolisieren. Und wie bei gelber und „A-Karte“ stehen Sie dann unter besonders intensiver Beobachtung – also sorgen Sie lieber durch Ihre Professionalität für ein grasgrünes Ergebnis!

Endlich Halbzeitpause!

Klospülung für die Projekthygiene

Klospülung für die Projekthygiene

In jedem Projekt gibt es immer mal wieder kleine Unterbrechungen. Sei es durch fehlende Entscheidungen des Auftraggebers oder Ressourcen, die temporär nicht zur Verfügung stehen. Auch solche „Halbzeitpausen“ lassen sich effektiv nutzen, um den bisherigen Projektverlauf zu analysieren und den zukünftigen zu optimieren.

Ob Strategie-Check oder Spielerwechsel – jetzt ist die Zeit, um sich darüber Gedanken zu machen. Und ja, falls das Zusammenspiel der Mannschaft tatsächlich nicht funktioniert, ist auch ein Spielerwechsel gerechtfertigt. Richtig und sachlich argumentiert, stärken Sie Mannschaft und Reputation gleichermaßen.

Natürlich dürfen Sie auch Lob und Anerkennung verteilen – aber bitte aufrichtig, sonst können Sie sich das gleich sparen! Einen interessanten Artikel dazu finden Sie übrigens hier: Euphorisierende Motivationsspritze mit Zufriedenheitsgarantie: aufrichtige Wertschätzung!

Auf in die zweite Halbzeit!

Sie haben sich den Schweiß abgewischt oder zumindest mit Deo überdeckt und nachgetankt?
Prima, dann geht es jetzt in die alles entscheidende zweite Halbzeit Ihres Projektes!

Jetzt muss die Mannschaft noch einmal alles geben!
Ob Blutgrätsche (Verweis bei neuen Anforderungen auf den Projekt-Scope) oder Bananenflanke (kreative Testphase) – jetzt ist alles erlaubt. Voller Körpereinsatz gilt auch beim O-Bein-Tunnler (Schulungen), dem Erkennen von fiesen Schwalben (nicht richtig getestet) und dem Einsatz standhafter Mauern (belastbares Pflichtenheft). Hinzu kommen gekonnte Doppelpässe (Testphase mit Tests, Korrekturen und Nachtests) und auch der Dribbel-König (Fragenkatalog) kommt ins Spiel.

Nach 90 Minuten findet zum Glück endlich wie geplant der Go Live statt und je nach Projektverlauf gibt es dann noch etwas Hypercare.

Nachspielzeit

In der Nachspielzeit (Go Live-Betreuung bzw. Hypercare) gilt es dann noch, die letzten Stolpersteine zum Projekt auszubügeln. Je nachdem, wie gut Ihr Projekt lief, müssen Sie länger oder kürzer in die Verlängerung – also bereiten Sie alles lieber ordentlich vor, als nervenaufreibend nachzuarbeiten!

Und dann?
Genau!
Herzlichen Glückwunsch!
Wenn Sie alle Tipps beherzigt haben, müssten Sie nun zumindest die Vorrunde überstehen können!

Nach dem Spiel ist vor dem Spiel!

Reflektieren Sie – zum Beispiel im Rahmen eines „Lessons learned“ – was gut und was optimierungsbedürftig im Projekt lief.
Nur wenn Sie dabei sachlich, objektiv und möglichst ohne (auch eigene) Befindlichkeiten vorgehen, werden Sie es auch bis ins Finale der Projektmanagement-WM schaffen!

Quintessenz

  • Immer schön im Blick behalten: die Quintessenz!

    Immer schön im Blick behalten: die Quintessenz!

    Ein Projektspiel beginnt lange vor dem Anstoß – mit einer professionellen Vorbereitung, den richtigen Sponsoren und einer ausgereiften Strategie!

  • Spielen Sie nach den Regeln und bleiben Sie fair – dann sehen Sie auch keine gelben oder gar roten (Projektstatus)Karten!
  • Nach dem Spiel ist vor dem Spiel! Also setzen Sie Ihre Erfahrungen auch gewinnbringend für Ihre nächste Projektmanagement-WM ein!

Hier geht es wahnsinnig interessant weiter

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