Outlook: 12 Tipps & Tricks, die Ihr Arbeitsleben enorm erleichtern!

So nutzen Sie Outlook noch effizienter

So nutzen Sie Outlook noch effizienter

Nicht jeder mag es, aber jeder kennt es und beinahe jeder nutzt es – zumindest beruflich: Microsoft Outlook.
Beruflich wurde ich mittlerweile vor knapp zwei Jahren auf Outlook umgestiegen – und läutete damit eine neue Kommunikations-Ära für mich ein!

Aus der „freien Welt“ rund um Thunderbird kommend, musste ich mich schon ein wenig umgewöhnen, fühlte mich aber auch sehr schnell sehr heimisch. Seit ich mich ein wenig mit Outlook auseinandergesetzt habe, genieße ich mittlerweile die vielen Vorzüge, welche mir dieser E-Mail-Client bietet.

Meine persönlichen Outlook-Lieblingsfunktionen

Ich kann nicht anders und muss Ihnen meine Lieblingsfunktionen direkt als erstes vorstellen.

1. Kostbares und unterschätztes Kleinod: die Autokorrekturfunktion

Mein steter Freudenbringer beim Verfassen von E-Mails ist die Autokorrektur von Outlook.
Bitte was?!? – DAS soll eine super Funktion und eine tolle Hilfe sein?!?
Das kann ja wohl nicht mein Ernst sein!

Doch, Sie haben richtig gelesen!
Denn diese Funktion kann weit mehr als hatsige Vetripper automaitsch korrigeiren!
Richtig eingesetzt, können Sie damit sehr effizient wiederkehrende Textelemente abkürzen und automatisch ersetzen lassen. Das spart nicht nur ordentlich Zeit und Vetripper, sondern macht dabei auch noch richtig Spaß, wenn die Buchstaben und Wörter wie von Zauberhand in die E-Mail „gebeamt“ werden!

Bei mir wird so aus einem schnöden „esgm“ im Handumdrehen „Einen schönen guten Morgen „. Das magische Kürzel „vdvvg“ zaubert hingegen blitzschnell ein „Vielen Dank im Voraus und viele Grüße!“ in meine E-Mails. Und da sage mir noch mal jemand, für Höflichkeiten hätte man keine Zeit! Ganz nebenbei erhalte ich auch immer wieder staunende Blicke, wenn mir jemand beim Schreiben einer E-Mail über die Schulter schaut und sieht, wie sich diese beinahe von selbst zu schreiben scheint…

Na, Appetit bekommen? – Dann probieren Sie es doch gleich aus:

Schritt 1: Öffnen Sie zunächst über „Datei“ > „Optionen“ die allgemeinen Einstellungen.

Microsoft Outlook: Autokorrekturfunktion optimal nutzen

Microsoft Outlook: Autokorrekturfunktion optimal nutzen

Anschließend wählen Sie „E-Mail“ > „Rechtschreibung und AutoKorrektur…“.

Microsoft Outlook: Autokorrekturfunktion optimal nutzen

Microsoft Outlook: Autokorrekturfunktion optimal nutzen

Nun noch die Option „AutoKorrektur-Optionen…“ selektieren…

Microsoft Outlook: Autokorrekturfunktion optimal nutzen

Microsoft Outlook: Autokorrekturfunktion optimal nutzen

… und schon können Sie Ihrer Fantasie freien Lauf lassen.

Microsoft Outlook: Autokorrekturfunktion optimal nutzen

Microsoft Outlook: Autokorrekturfunktion optimal nutzen

Die einzige Einschränkung dabei ist, dass Sie sich auf einzeilige Texte beschränken müssen. Zeilenumbrüche sind dabei naturgemäß nicht vorgesehen. Aber dafür gibt es weiter unten einen anderen Tipp (Signaturen).

2. Bilder zuschneiden – direkt in der Outlook-E-Mail!

Ein Bild sagt mehr als tausend Worte, aber wie bei gelungenen Fotos ist die Konzentration auf das Wesentliche der Schlüssel zum Erfolg.
Was läge also näher, als bei Screenshots oder sonstigen bildhaften Elementen, die in Ihrer E-Mail für mehr Klarheit sorgen sollen, durch einen passenden Zuschnitt die Aussagekraft zu optimieren?

Glücklicherweise gibt es in Outlook eine Standardfunktion, die genau das ermöglicht.
Klicken Sie nach dem Einfügen des Bildes in den Text Ihrer E-Mail mit einem Doppelklick auf das Bild und es werden Ihnen im oberen Menübereich die passenden Bildbearbeitungsoptionen angeboten. Dort wählen Sie nun „Zuschneiden“ im rechten Bereich der Funktionsleiste,…

Bilder zuschneiden direkt in einer Outlook-E-Mail

Bilder zuschneiden direkt in einer Outlook-E-Mail

…wodurch Ihnen „auf“ Ihrem Bild kleine schwarze Ecken bzw. jeweils mittig an den Rändern „Anfasser“ eingeblendet werden, über die Sie den gewünschten Ausschnitt einschränken können:

Bilder zuschneiden direkt in einer Outlook-E-Mail

Bilder zuschneiden direkt in einer Outlook-E-Mail

Ein abschließendes „Enter“ bestätigt Ihren Zuschnitt.
Und keine Angst: Sie können bis zum finalen Versand der E-Mail Ihren Zuschnitt auch noch korrigieren – sowohl zum Kleineren als auch Größeren (natürlich nur maximal bis zur ursprünglichen Größe des Bildes). Lästiges Hin- und Herkopieren in und aus anderen Anwendungen zur Bearbeitung des Bildes entfallen damit.
I love it!

Allgemeine Tipps zu Outlook

Outlook ist ja sehr viel mehr als nur ein E-Mail-Client. Besonders mit einer vollständigen Exchange-Server-Integration entfaltet es sein volles Potential, können Sie darüber doch auch unternehmensintern gegenseitig Ihre Terminkalender einsehen, freigeben und organisieren – inklusive Räume und weitere Hilfsmittel wie Beamer oder auch Flipcharts.

Folgen Sie mir nun noch etwas weiter durch das kleine digitale Helferlein und lernen Sie noch ein weiteres knappes Dutzend meiner Lieblings-Tipps & Tricks zu Outlook kennen – damit auch Sie Ihren Arbeitsalltag noch etwas einfacher gestalten können.

3. ALT ist Ihr allzeit bereiter Freund

Und was tut man mit guten Freunden? – Genau! Man drückt sie ganz herzlich!
Kaum haben Sie das in Outlook getan, werden Ihnen die Tastaturkürzel für die verschiedenen Optionen in der Menüleiste eingeblendet.
Versuchen Sie es doch einfach mal und Sie werden sich sehr schnell an die kleinen nützlichen Abkürzungen im Outlook-Kosmos gewöhnen.

4. Outlook-Optionen zur Schnellzugriffsleiste hinzufügen

Häufig verwendete Funktionen, welche noch dazu vielleicht nicht so flott über die Menüleiste zu erreichen sind, können Sie ganz einfach zur Schnellzugriffsleiste hinzufügen. Diese befindet sich in jedem Outlook-Fenster ganz oben links neben den Fensteroptionen und kürzt auf diese Weise viele überflüssige Wege elegant ab. Ein simpler Rechtsklick auf eine Option in der oberen Menüleiste bietet in den allermeisten Fällen auch diese Funktion zum Hinzufügen zur Schnellzugriffsleiste.
Kurzum: Ein Feature mit Wohlfühlgarantie!

E-Mail-Kommunikation mit Outlook spürbar verbessern

5. Signaturen als Antwortvorlagen

Signaturen in Outlook sind vielseitiger als so mancher denkt!

Signaturen in Outlook sind vielseitiger als so mancher denkt!

Reichen Ihnen die oben bereits vorgestellten AutoKorrekturoptionen nicht aus, da Sie mehrzeilige Texte einfügen möchten, dann kann ich Ihnen die Signaturen empfehlen. Hier können Sie eben nicht nur Signaturen, sondern allgemein auch komplette Textvorlagen für wiederkehrenden, gleichlautenden Schriftverkehr hinterlegen. Dies kann eine Beschreibung für einen Standardprozess sein, für den Sie verantwortlich sind und zu dem regelmäßig die gleichen Anwenderfragen kommen. Aber auch wiederkehrende An- bzw. Abfragen Ihrerseits zu einem Projekt-, Aufgaben oder Change Request-Status bei den Projektbeteiligten. Ihrer Fantasie ist dabei eigentlich keinerlei Grenze gesetzt, also lassen Sie ihr für noch mehr Komfort freien Lauf!

6. Strg + Enter

Als Quickie für zwischendurch möchte ich Sie auf ein für mich sehr praktisches Tasten-Kürzel hinweisen: Strg + Enter. Beim Verfassen einer E-Mail können Sie diese damit direkt absenden – ohne die Mouse in die Hand nehmen zu müssen oder mit dem Touchpad ein Point-and-click-Adventure durchzuspielen. Eine einfach per Enter zu bestätigende Sicherheitsabfrage sorgt dabei effektiv dafür, dass Sie auch wirklich nur die E-Mails versenden, die Sie versenden wollen.

7. Autofilter für Abwesenheitsmeldungen und mehr

Sie kennen auch diese Situation sicherlich besonders gut: Nach kurzer Abwesenheit Ihrerseits quillt Ihr Posteingang schon über. Bei der Durchsicht der Nachrichten sind jedoch dreiviertel der E-Mails nur „höchst wichtige“ Informationen über die Abwesenheit anderer Mitarbeiter.

Hierbei können Autofilter eine schnelle Abhilfe schaffen.
Einmal ein- und auf die Auto-Re´s abgerichtet, können Sie sich automatisiert von den Müllbergen in Ihrem Postfach befreien – und auf die wichtigen Nachrichten konzentrieren. Sie müssen die Abwesenheitsmeldungen ja auch nicht gleich löschen, sondern können sie bei Bedarf auch in einen separaten Ordner verschieben lassen – damit Sie optional nachlesen können, wer momentan nicht im Büro weilt.

8. Strg + Shift + r für „Antwort an alle“

Mit Strg + Shift + r antworten Sie schnell dem ursprünglichen Empfängerkreis

Mit Strg + Shift + r antworten Sie schnell dem ursprünglichen Empfängerkreis

Mit diesem Tipp vergessen Sie nie wieder jemanden bei einer E-Mail-Antwort!
Haben Sie eine E-Mail markiert und drücken die Tastenkombination Strg + Shift + r, so öffnen Sie eine E-Mail-Antwort zu dieser E-Mail. Soweit, so unspektakulär.
Automatisch werden dabei jedoch alle in der ursprünglichen E-Mail adressierten Empfänger – ob TO oder CC – als Empfänger hinzugefügt.
Eine sehr praktische Funktion, die mir schon viel Tipparbeit und vergessene Adressaten ersparte.

9. E-Mails als Konversation darstellen

Unterhaltungsansicht in Outlook - so behalten Sie eine Konversation im Überblick!

Unterhaltungsansicht in Outlook – so behalten Sie eine Konversation im Überblick!

Ich fand es immer recht mühsam, alle zu einem E-Mail-Verlauf gehörenden Nachrichten zu suchen. Ärgerlich und äußerst zeitraubend ist es dann, wenn der E-Mail-Verlauf in der aktuell gelesenen Nachricht gar nicht mehr enthalten ist. Dann dürfen Sie nämlich wie Schneewittchen hinter den sieben Ordner-Bergen nach den sieben Adressaten-Zwergen und weiteren Aspekten suchen, um alle Informationen zusammen zu bekommen. Wobei dann natürlich meistens die entscheidende Information fehlt…

Outlook bietet hierfür eine nicht bahnbrechend neue, aber sehr effektive und praktische Funktion: die Darstellung der E-Mails als Konversation. Aktivieren Sie diese Ansicht z.B. für den Posteingang (Rechtsklick in der E-Mail-Liste siehe Screenshot rechts), so wird die zu einer E-Mail gehörende „digitale Nachrichten-Vorgeschichte“ automatisch zur Nachricht angezeigt und Sie können sie wie in einer Baumstruktur aufklappen. Nützlicherweise wird auch direkt der Ablageort des zugehörigen Konversationselements angezeigt, sodass Sie es im Zweifel auch schnell „orten“ können.

So behalten Sie in meinen Augen einen deutlich besseren und aufgeräumteren Überblick über Ihre Nachrichten – und sparen sich viel Zeit für die unnötige Suche nach „Konversations-Schrapnellen“.

10. Antworten direkt im Ablageverzeichnis speichern

Legen Sie in Outlook E-Mails automatisch dort ab, wo sie hingehören

Legen Sie in Outlook E-Mails automatisch dort ab, wo sie hingehören

Auch dieser Tipp erspart Ihnen Arbeit – zwar nicht bei der Suche, aber bei der strukturierten Ablage Ihrer Nachrichten. Antworten Sie auf eine E-Mail, die Sie bereits in einen Ordner (nicht Posteingang) verschoben haben, so wird Ihre Antwort mittels dieser Funktion automatisch auch in diesem Verzeichnis abgelegt.

So bleibt zusammen, was zusammen gehört – und Sie müssen dafür nichts weiter tun als ein Häkchen in den E-Mail-Optionen zu setzen.
Wahnsinn!

11. Favoritenverzeichnisse für einen schnellen Zugriff

"<yoastmark"<yoastmarkDie Ordner und Unterordner in Outlook sind ja schon ziemlich praktisch. Schön gruppiert und strukturiert, macht das E-Mailen erst so richtig Spaß. Doch oftmals möchten Sie bestimmte Verzeichnisse irgendwie schneller zur Hand haben – ohne die in sich stimmige Struktur zu zerstören.

Da kommen Favoritenverzeichnisse in Outlook gerade recht!
Klicken Sie mit einem Rechtsklick auf ein gewünschtes Verzeichnis und wählen die Option „In Favoriten anzeigen“ – schon erscheint es oberhalb der Verzeichnisstruktur im separaten Bereich „Favoriten“.

So sind Sie noch flexibler und können das Beste aus beiden Welten nutzen. Ich nutze die Favoriten z.B. für aktuell laufende Change Requests, die ansonsten in einem separaten Unterverzeichnis ihren strukturierten Platz finden. Während der Realisierung stehen sie mir auf diese Weise trotzdem ohne große Suche immer griffbereit zur Verfügung.

Kalender

12. Farbliche Hervorhebung wiederkehrender Termine

Outlook-Kalender: Wiederkehrende Termine einfärben per bedingter Formatierung

Outlook-Kalender: Wiederkehrende Termine einfärben per bedingter Formatierung

Last but not least habe ich mir noch ein weiteres nützliches Feature von Outlook zunutze gemacht. Sie können nämlich Termine per bedingter Formatierung farblich kennzeichnen.

Besonders hilfreich finde ich es im Zusammenhang mit wiederkehrenden Terminen. In „meinem“ Outlook lasse ich wiederkehrende Termine gelb darstellen, wodurch ich auf einen Blick noch schneller einmalige Termine von Wiederholungsterminen unterscheiden kann.

Quintessenz

  • Immer schön im Blick behalten: die Quintessenz!

    Immer schön im Blick behalten: die Quintessenz!

    Outlook ist Ihr Freund und Helfer – bei der E-Mail-Kommunikation ebenso wie bei der Terminorganisation!

  • Wenn man sich auf eine Software einlässt und manche Funktionen einfach einmal ausprobiert, dann enteckt man oftmals wahre Perlen in der digitalen Welt. Und spart sich jede Menge unnötige Arbeit!
  • Probieren Sie diese Tipps & Tricks rund um Outlook doch einmal aus – und geben mir eine Rückmeldung, welche Ihnen am besten gefallen.

Hier geht es wahnsinnig interessant weiter

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2 Antworten

  1. Christian Feldhaar sagt:

    Hallo Christian,
    das ist echt ein hilfreicher Beitrag!
    Leider werden einem oft neue Software an die Hand gegeben aber die Schulungen laufen nach dem Motto „Wenn Sie eine Email versenden möchten, klicken Sie auf Senden“. Die Verbesserungen, vor allem welche eine Zeitersparnis mit sich brächten, müssen selbst entdeckt werden.
    Ich habe inzwischen über 40 Ablageordner in Outlook, was meinem Wunsch nach „Wissen wo etwas liegt“ entspricht. Ich trage mich jetzt mit dem Gedanken diese auf vlt. vier bis fünf zu reduzieren und die Suche Outlook zu hinterlassen.
    Ich wünsche Dir einen klasse Tag!
    Liebe Grüße

  2. Christian Feldhaar sagt:

    Einen schönen guten Morgen,
    freut mich, dass Dir der Beitrag gefällt! Und vielen Dank, dass Du den Link weiterempfohlen hast! Dann werde ich mal schauen, ob ich noch weitere Tipps zusammentrage und aufbereite, damit auch andere mit der „einfach so vorgesetzten“ Software einfacher und vor allem effizienter arbeiten können.
    Die Themen „Dokumentation“ und „Schulungen“ werden ja leider konsequent vernachlässigt. Und wie Du schon schreibst, haben die Anwender das Nachsehen und müssen sich dann damit herumschlagen.
    Eine Arbeitskollegin von mir hat das Ganze bzw. Ordnerreduktion auf die Spitze getrieben – und einfach alles im Posteingang gelassen und eben Outlook die Suche überlassen. Da tummelten sich dann nach einiger Zeit über 10.000 E-Mails im Posteingang – da hatte selbst Outlook inkl. Exchange-Server gehörig zu kämpfen.
    Ich hoffe, man liest sich mal wieder und wünsche Dir einen sonnigen und entspannten Tag!
    Liebe Grüße!
    Christian 🙂

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