Nicht nur für Chirurgen: die OP-Liste

Mehr Lebensfreude dank OP-Liste
Mehr Lebensfreude dank OP-Liste

Bitte sagen Sie jetzt nicht, dass Sie noch nie eine OP-Liste gesehen haben!
Ich meine natürlich nicht die medizinisch einschneidende Sezier-Liste mit den ankreuzbaren Grabsteinen neben dem Patientennamen.
Stattdessen spreche ich von einem sehr wichtigen Hilfsmittel im Projektmanagement.
Es ist der Almanach der Aufgaben und offenen Punkte und ein Graus für alle, die weniger tun wollen als sie müssen!

 

Punkten Sie mal wieder!

Relevante Punkte laufen uns im Leben andauernd über den Weg. Seien es unzählige rote auf menschlicher Haut oder zu Erledigendes bei der Projektarbeit.

Für sie alle gilt: sie müssen zeitnah bemerkt und erfolgreich beseitigt werden!

Wie Sie die Punkte auf dem größten menschlichen Organ abarbeiten haben Sie ja sicherlich schon intuitiv verinnerlicht. Und bei den kleinen Übeltätern in ihrer gleichnamigen Liste verhält es sich nicht anders.

Werfen wir doch mal gemeinsam einen Blick darauf, was wir so instinktiv mit unseren wenig adretten Hautirritationen machen. Keine Angst: natürlich ohne Ansteckungsgefahr!

  1. Welche Symptome zeigen sich? – Hieraus ergeben sich Titel und Beschreibung Ihres Punktes.
  2. Seit wann sind die Punkte da? – Das Datum steht damit dann auch schon einmal fest.
  3. Wie geht es dem Betroffenen gerade? – Super! Sie haben Status und Statusbeschreibung bereits beisammen!
  4. Gibt es sonst noch relevante Aspekte für den Arzt? – Ein Kommentar liefert noch wichtige Zusatzinformationen.
  5. Sie konsultieren einen Spezialisten (Arzt)! – Sie suchen und finden einen Verantwortlichen im Projektteam, der für die zu klärenden Punkte prädestiniert ist und sich darum kümmert.
  6. Wer und was unterstützt bei der Genesung? – Definierte Beteiligte sind Ihre Pfleger und Ihre Lösungsansätze die Medizin.
  7. Bis wann ist der Patient voraussichtlich wieder gesund? – Fertigstellungstermin Plan (und nach Erledigung: Ist) wird fixiert.
  8. Sie prüfen den aktuellen Status regelmäßig und halten ggf. Rücksprache mit Ihrem Mediziner! – Regelmäßige Statustermine mit dem Projektteam sorgen für Verbindlichkeit und einen positiven Projektfortschritt.

Eigentlich sind Sie schon ein Profi!

Hoppla, im Grunde haben Sie ja die Prinzipien einer jeden guten OP-Liste schon etliche Male intuitiv erfolgreich angewandt! – So schwer kann das dann mit der OP-Liste im Projekt doch gar nicht sein! Schließlich haben Sie diese roten Punkte und ähnliche Erscheinungen schon so regelmäßig und effektiv ausradiert.

Folgen Sie also Ihrer gesundheitlichen Intuition und ergänzen zusätzlich noch eine ID für jeden einzelnen offenen Punkt. So kann er eindeutig identifiziert werden und geht nicht verloren.

Die OP-Liste als Kommunikationshilfe

Auch hier würde eine OP-Liste sehr vorteilhaft sein...
Auch hier würde eine OP-Liste sehr vorteilhaft sein…

So eine adrette Liste ist also mehr als nur eine wilde Horde feucht-fröhlicher Hautirritationen. Sie macht den Status offener Punkte für alle Beteiligten klar ersichtlich und unterstützt die Kommunikation im Projekt.

  • Was ist noch zu tun – und durch wen?
  • Ist ein von mir bemerkter Punkt schon in der Liste?
  • Was muss ich für das Projekt noch tun – und bis wann?
  • Wo liegen wir im Zeitplan – und wo sind wir im Verzug?
  • Läuft das Projekt gerade aus dem Ruder oder sind wir noch „voll im Plan“?

All das beantwortet sie mühelos, Ihre OP-Liste.
Dank Kritikalität, Status und gemeinsamer, regelmäßiger Diskussionen darüber wird dies allen Beteiligten sehr schnell klar.

Kein Verfolgungswahn, sondern wahnsinnig verfolgenswert

Wenn man offene Punkte nicht regelmäßig verfolgt und ihren Status prüft, werden aus ihnen sicherlich „Dauerbrenner“. Also planen Sie für die gesamte Projektlaufzeit und noch ein wenig darüber hinaus regelmäßige Status-Meetings ein. Idealerweise wöchentlich, in Hochzeiten kann dies auch häufiger sinnvoll sein. In jedem Fall müssen alle Verantwortlichen und „Schirmherren offener Punkte“ teilnehmen und den aktuellen Status ihrer „Schützlinge“ darlegen.
Zu Klärendes wird dabei geklärt, zu Eskalierendes eskaliert.
Am Ende eines jeden Status-Meetings muss für alle Beteiligten der aktuelle Status des Projektes ebenso klar sein wie die noch anstehenden (eigenen) Aufgaben. Sie müssen in der Lage sein, den Status des Projektes zumindest in Ampelfarben ausdrücken zu können und sind vorbereitet auf einen Termin mit Ihrem Auftraggeber.

Die zwei Todfeinde offener Punkte: „irgendwann“ und „irgendwer“

Berechtigte Frage bei offenen Punkten!
Berechtigte Frage bei offenen Punkten!

Sie sind die Synonyme für „niemals“ und „niemand“ und gehören in der Kommunikation schleunigst und nachhaltig entsorgt. Ein offener Punkt lässt sich immer einem Verantwortlichen zuweisen – selbst wenn es sich um das gesamte Projektteam handelt. Im Zweifel definiert man einen Verantwortlichen und stellt ihm weitere Beteiligte zur Seite. Sie sollten auf jeden Fall vermeiden, dass die Verantwortlichkeit nicht klar definiert ist. Sonst ist schon direkt vorprogrammiert, dass es mit der Umsetzung wohl nichts wird.

Selbiges gilt für den Zieltermin für die Erledigung.
Es spricht ja nichts dagegen, dass dieser Termin – in allseitigem Einvernehmen – nachträglich noch einmal angepasst wird. Aber für einen offenen Punkt ohne Zieltermin gilt dasselbe wie für „verantwortungslose“ offene Punkte: sie werden unverantwortlich ihrer Verwahrlosung anheimfallen!

Da Sie das jetzt schon wissen, lassen Sie es natürlich nicht soweit kommen und sorgen vor.
Herzlichen Glückwunsch, damit haben Sie die wichtigsten Lektionen zur OP-Liste schon kennengelernt!

Quintessenz

  • Immer schön im Blick behalten: die Quintessenz!
    Immer schön im Blick behalten: die Quintessenz!

    In die OP-Liste gehören alle Themen, die für den Projekterfolg relevant sind!

  • Definieren Sie klare Verantwortlichkeiten und Zieltermine
  • Prüfen Sie regelmäßig den Status der offenen Punkte und sorgen Sie für Verbindlichkeit
  • Offene Themen verfolgen, erledigte als erledigt kennzeichnen und ggf. ausblenden – für eine klare Fokussierung auf das Wesentliche!

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