Klospülung für die Projekthygiene

„Ja, ich will! Und zwar unbedingt!“
Wenn Sie diese Sätze zu einem von Ihnen vorbereiteten Lösungsvorschlag von Ihrem Auftraggeber hören, dann haben Sie schon alles richtig gemacht.
Bis es allerdings soweit ist müssen Sie im Vorfeld einige Vorbereitungen treffen.
Empathie spielt dabei in meinen Augen die wichtigste Rolle.
Wenn ich mich mit meinen Kunden unterhalte, versuche ich auch sehr viel zwischen den Zeilen zu hören. Am meisten interessiert mich hierbei, wo ihnen „der Schuh drückt“. Oftmals hört man natürlich Klagelieder darüber, wie kompliziert und umständlich dieses oder jenes doch sei. Oder das ein bestimmtes Programm einfach nur „Ausscheidungsprodukt“ sei.
Besonders dann, wenn diese vermeintliche digitalisierte „Hinterlassenschaft“ in meinem Wirkungskreis beheimatet ist, toleriere ich solche Aussagen in keinster Weise!

Aufforderung zur konstruktiven Kritik

Klospülung für die Projekthygiene
Klospülung für die Projekthygiene

Nicht, weil ich denke, dass dort nur perfekte Abläufe und Software existieren, sondern wegen der unkonstruktiven Kritik.
Mir fehlt das alles entscheidende Wörtchen „weil“ am Ende des Ausscheidungssatzes.
Nur dann kann ich meinem Kunden helfen und vielleicht sogar noch aus einem binären „Kot“ ein wertvolles Edelmetall herauszaubern.

Die Ursache für derlei Äußerungen sind meines Erachtens in 99% der Fälle eine mangelnde Kommunikation oder stark ausbaufähiges Prozesswissen beim Anwender.
Noch schlimmer ist für mich jedoch, wenn ein Kunde mit einem Produkt oder Projekt unzufrieden ist und dies nicht oder nur auf großem, indirekten Umweg zu mir durch dringt. Bevorzugt wird nämlich zunächst in der kundeneigenen Komfortzone die negative Werbetrommel gerührt und man verfällt in eine wehleidige Opferrolle.
Auch hier ist der Dreh- und Angelpunkt die ungenügende Kommunikation!

Ich werde nicht müde, immer und immer wieder in den Gesprächen und Projekten meine Kunden aufzufordern, mich direkt anzusprechen, wenn es Aspekte gibt, die ihnen nicht klar sind oder welche sie als ineffizient empfinden. Man darf mir auch ruhig direkt sagen, dass man etwas „doof“ findet, wenn man die Kritik mit einem angeschlossenen „weil“ konstruktiv abrundet.
Nur so kann ich mit meinen Kunden eine gelungene Lösung für ihre Herausforderungen erarbeiten und realisieren.
Bei mir schrillen auf jeden Fall in derlei Situationen immer sofort die Alarmsirenen und „Überzeugungsarbeit“ ist unmittelbar gefragt, auch im eigenen Interesse!

Die grundsätzliche Klärung von Verständnisfragen und erneute Erläuterung des Gesamtprozesses ist schon eine prima Basis für die fachgerechte Entsorgung des kundeneigenen Unmutes. Zumeist wird das „grob-galaktische Gesamtkonzept“ mit einem konkreten Gefühl für die Abläufe und Systeme erst nach und nach verinnerlicht.
Dem schließt sich die Verdeutlichung der zu Projektbeginn schon herausgearbeiteten Ziele und Mehrwerte des Systems an.
Was war denn der ursprüngliche Anspruch Ihres Auftraggebers?

Basis für den Projekterfolg – die Zieldefinition

Klares Ziel
Klares Ziel

Folgende Aspekte können beispielhaft im Fokus gestanden haben:

  • Zeitersparnis / Aufwandsreduktion in den Prozessschritten
  • Kostenersparnis durch optimierte / digitalisierte Prozess(schritt)e
  • Zusätzliche Informationen oder Auswertungsmöglichkeiten
    • Übergreifende Sichten
    • Detailliertere Reports
    • Vielleicht sogar Prognosen
  • Gesteigerte Transparenz
  • Integration mit anderen (Teil-)Systemen
  • Abbildung von Revisionsaspekten, wie z.B.:
    • Nachvollziehbarkeit von Änderungen im System
    • Sicherstellung eines 4-Augen-Prinzips für sensible Prozesse (Preisänderungen, Freigaben etc.)
    • Umsetzung und Einhaltung von (IT-)Sicherheitsrichtlinien
  • Bessere Prozesssteuerung
  • Reduktion von manuellen Fehlern durch Automatisierung
  • Digitalisierung – Zugriff von „überall“ auf relevante Daten
  • Bessere Zugriffskontrolle durch Berechtigungsvergabe

Diese Auflistung entbehrt natürlich jedweden Anspruch auf Vollständigkeit und soll lediglich als Anhaltspunkt betrachtet werden.

Kommunikation fungiert in diesen Situationen also als eine Art „Klospülung für die Projekthygiene“.
Und wie auch für das analoge Vorbild gilt: benutzen Sie sie!

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