Evolution der Kommunikation in 11 Jahren

Sonnenuntergang im Wattenmeer :: Sigma 70-300 mm F4,0-5,6 DG Makro-Objektiv
Mit der richtigen Kommunikation geht (endlich wieder) die Sonne auf!

Evolution der Kommunikation?!?
Habe ich noch alle Transistoren auf der Platine?!?
Auch wenn ich nicht nachgesehen habe: Ja, ich bin im vollen Besitz meiner bescheiden-beschaulichen geistig-digitalen Kräfte!

Denken Sie doch einmal scharf nach.
Zeit ist Geld.
Soweit, so unoriginell.
Diese Aussage ist in Zeiten immer rascher voranschreitender Digitalisierung und Technisierung jedoch aktueller denn je. Deshalb wird in den Unternehmen auch noch die letzte Büroklammer digitalisiert und vermutlich gibt es bald neben virtuellem Klebeband auch noch digitalisierten Kaffee und virtuellen Brotaufstrich.

Dabei liegt meines Erachtens das größte Potential für Optimierungen und Kostenersparnis ganz woanders.
Deutlich näher.
Sogar in sehr greifbarer Nähe!
Und es ist dabei auch noch sehr viel günstiger als die Digitalisierung…
So günstig, dass es nämlich genau genommen gar nichts kostet – wenn man es richtig macht!
Außer vielleicht Disziplin und Konsequenz.
Dafür sind die Effekte aber sofort positiv spürbar!
Ein so schönes Gefühl, dass man es nicht mehr missen möchte!

Ja, ja, ich spanne Sie ja schon nicht mehr länger auf die Folter.
Anstatt also Zeit und Geld in vermutlich unnötige „Virtuosisierungen“ zu stecken, würde es schon reichen, sich mit dem näher zu beschäftigen, was man in wirklich jedem Unternehmen und sogar im Privatleben fortlaufend praktiziert:

Kommunikation!

Ja, richtig gelesen.
Schon soetwas vermeintlich banales wie Kommunikation birgt nämlich ein ungeheures und bislang unheimlich verschwendetes Potential!
Sie glauben mir nicht?!?
Dann lassen Sie mich Ihnen doch kurz veranschaulichen, warum so enorm viel Potential in der Evolution der Kommunikation steckt.

Kommunikation als Zeit- und Geldverbrenner

Extrem aufgeräumtes Archiv

Da gehören Sie hin, die gefürchteten IT-Sonderlocken!
Manchmal geht Kommunikation auch ganz schön in die Tonne!

Erst neulich habe ich mich mit einigen Arbeitskollegen über einen Grundstein für das Unternehmen unterhalten: Stammdaten!
Neben häufig anzutreffender mangelnder Systemhygiene und daraus resultierenden unschönen IT-Infektionen gab es dabei noch viel gravierendere Stolpersteine. Wir sprachen über die Archivierung von betagten Daten. Während wir so darüber diskutierten, merkte ich recht schnell, dass wir zwar dieselben Worte verwandten, diese aber mit einem grundverschiedenen Bedeutungsverständnis. Während der eine das Wort „Archivierung“ tatsächlich als geordnete Ablage für z.B. die Erfüllung legaler Aufbewahrungspflichten verstand und verwandt, so meinte ein anderer damit das endgültige Löschen von Daten aus den Systemen!

Ich möchte mir gar nicht ausmalen, was wir am Ende beschlossen und umgesetzt hätten, wäre die Kommunikation bis zum Schluss aneinander vorbei geschlittert…
…wir hätten zumindest ein sehr „aufgeräumtes“ Archiv gehabt und kostengünstig wäre es auch gewesen, da wir ja gar keinen Speicherplatz benötigt hätten…

Auf zum Arzt Ihres Vertrauens

Die Evolution der Kommunikation wirkt bei der Unternehmensheilung wahre Wunder!
Die Evolution der Kommunikation wirkt bei der Unternehmensheilung wahre Wunder!

Säßen Sie – als kleiner bildlicher Vergleich – beim Arzt, so hätte dieser Ihnen vermutlich gegen Ihre augenscheinlich stark ausgeprägte Bindehautentzündung ein Pflaster ins offene Auge geklebt und Ihnen geraten, nicht zu blinzeln, damit es auch schön hält.

Wirksame Evolution der Kommunikation

Was können Sie also aus Kommunikationssicht dagegen tun, um nicht aus Versehen zu löschen, sondern korrekt zu archivieren?
In meinen Augen wäre es schon ein ebenso einfacher wie genialer Schachzug, wenn die verschiedenen relevanten Fachtermini einmal kurz schriftlich zusammengestellt und unmissverständlich definiert werden. Ein Glossar bietet sich dabei erfahrungsgemäß als effiziente, erschwingliche und noch dazu elegante Lösung an. Neben einer Erläuterung fühlen sich auch konkrete Beispiele und Synonyme pudelwohl in einem gepflegten und professionellen Glossar. Richtig vorbildlich abgerundet wird es noch durch eine Platzierung des Glossars an einem Ort, wo es das gesamte Unternehmen einsehen und ggf. erweitern kann – natürlich offiziell verlautbart und legitimiert. Ein echtes Paradies der Kommunikation!

Popcorn für 1.000,- €!

Stellen Sie sich einfach nur einmal vor, Sie säßen in einem dieser legendären Popcorn-Meetings 🍿.
Sie kennen keine Popcorn-Meetings?! – Sie Glückskeks!
Bei dieser Art von Besprechung tauchen wie aus dem Nichts Teilnehmer auf, von deren Existenz geschweige denn inhaltlichem Mehrwert Sie zuvor noch nicht einmal etwas ahnten.
Wie beim leckeren Vergleichsvorbild materialisieren diese Knalltüten plötzlich in Ihrem Meeting und wie aus dem gepoppten Korn entweicht aus diesen verbal nur heiße Luft.

Auch wenn es auf den ersten Blick nicht kostspielig aussieht, führt eine einfache Rechnung schnell zum Nachdenken (hoffentlich). Nehmen wir an, das Meeting dauert eine Stunde und es kommen ungefragt und auch noch unvorteilhaft für den Termin drei Knalltüten, pardon, spontan-teilnehmende Mehrwertlose. Im besten Fall haben Sie sich nur „stille Beisitzer“ eingefangen. Dann stören sie nicht, kosten aber dennoch ihren Stundenlohn, welchen Sie besser in gewinnbringendere Einsätze investieren sollten.

Schlimmer wird es für Sie, wenn die ungeladenen Gäste auch noch aktiv mitmischen wollen. Neben der vergeudeten Zeit, die Personen „aufzuschlauen“ und ihre mangels fehlender Vorbereitung und Sachverstand gestellten Fragen zu beantworten, kann dies sehr schnell die Ziele des Termins gefährden. Unruhe, Verunsicherung durch unausgereifte Alternativvorschläge und Abschweifungen wegen unbekannten Terminzielen machen sich dann ebenfalls sehr schnell breit.
Auch eine ungeplante Verlängerung des Termins ist in diesem Fall sehr wahrscheinlich, was bei z.B. drei geplanten und drei Mehrwertlosen schon zu mehr als einer Verdoppelung der Kosten für dieses Meeting führt.

Unsichtbare Folgekosten

Puh!
Geschafft!
Sie haben das Popcorn-Meeting überlebt und glauben, dass Sie es damit endlich abhaken können.
Natürlich ist dem nicht so.
Denn auch die Nachbereitung ist von den ungebetenen Gästen unvorteilhaft betroffen.

Allein schon der Protokollant hat durch diese von manchen auch als „Parasiten“ bezeichneten Teilnehmer einen erhöhten Arbeitsaufwand. Er darf sich nämlich nun durch den ganzen cerebralen Milchbrei wühlen und muss die relevanten von den ungeplanten unsinnigen Themen trennen. Neben der verlängerten Erstellungszeit mindern die Mehrwertlosen auch noch die Qualität des Terminergebnisses, da im schlimmsten Fall Themen darin auftauchen, die weder geplant noch gewollt waren. Und ein unbeteiligter Dritter fragt sich beim Lesen des Protokolls zurecht, was das um Himmels Willen für ein chaotischer Termin war…

Nun verraten Sie mir noch eins:
Welcher Unternehmer möchte für dieses widerliche Popcorn auch noch über 1.000,- € ausgeben?

Wirksame Evolution der Kommunikation

Mit diesen Tipps zur Evolution der Kommunikation geht endlich wieder die Sonne auf...
Mit diesen Tipps zur Evolution der Kommunikation geht endlich wieder die Sonne auf…
  • Erwartungshaltung der ungeplanten Beisitzer zu Beginn des Termins klären und ggf. für den Termin vorteilhaft „gerade rücken“.
  • Aktiv und zeitnah „eingrätschen“, wenn durch diese Teilnehmer der rote Faden des Termins gekappt oder unnötig davon abgewichen wird.
  • Die nicht eingeplanten „Rüstzeiten“, um die Mehrwertlosen mit den Meeting-Themen vertraut zu machen, aktiv und nachdrücklich so gering wie möglich halten. Es kann helfen, einfach darauf zu verweisen, dass dies durch die Spontaneität der ungeplanten Teilnehmer zeitlich nicht berücksichtigt werden kann.

Evolution der Kommunikation: Prophezeiung!

Falsche Kommunikation kostet eine Menge Zeit!
Die Zeit rast und die Digitalisierung assimiliert alles und jeden, der nicht mit ihr mithalten kann.
Aus diesem Grund wage ich meine persönliche Prophezeiung zur Evolution der Kommunikation:

Unternehmen werden innerhalb der nächsten Dekade erkennen, dass eine klare und unmissverständliche Kommunikation – mit all ihren vielgestaltigen Facetten und Erscheinungsformen – die überlebenswichtige Basis für jeden Unternehmenserfolg darstellt!

Christian Feldhaar | IT ist der Wahnsinn!

Unternehmen werden erkennen, dass sie aktiv etwas für die interne und externe Kommunikation tun müssen und nehmen diesen Aspekt endlich angemessen ernst.

Sie sorgen für die notwendigen organisatorischen wie technischen Voraussetzungen und verankern diese fest in ihrer Unternehmenskultur.

Ob dies nun offizielle und regelmäßige Firmenevents rund um das Thema interne und externe Kommunikation mit all ihren mannigfaltigen Facetten sind.

Ich würde sogar soweit gehen, dass ein regelmäßiges Audit zu den Eckpfeilern der Kommunikation im eigenen Unternehmen etabliert wird, um die Wichtigkeit und Qualität der Kommunikation in der Firma zu demonstrieren und zu prüfen bzw. zu optimieren.
Freudentränen kullerten über meine bärtigen Wangen, gäbe es offiziell etablierte Kommunikationsmanager, welche das Bewusstsein für eine gute Kommunikation aktiv im Unternehmen propagierten. Ausgestattet mit einem virtuellen Bauchladen voller Tipps & Tricks rund um eine professionelle Kommunikation flanieren sie durch die Gänge. Eine Art „Tipps to go“ mit Nachhaltigkeitsgarantie.
Oh, jetzt bin ich leider schon wieder aufgewacht..

Reisebegleiter zur Evolution der Kommunikation

Mit einer positiven Evolution der Kommunikation wird die Erfolgssonne wieder scheinen!
Mit einer positiven Evolution der Kommunikation wird die Erfolgssonne wieder scheinen!

Doch dazu müsste es natürlich erst einmal eine klare Vorstellung davon geben, wie die ideale und favorisierte Kommunikation überhaupt aussieht.
Inspirative Aspekte dazu könnten sein:

  • Erwartungshaltung proaktiv äußern und einfordern
  • Proaktiv auch die Erledigung von Aufgaben oder deren Verzögerung kommunizieren
  • Festledung des ewünschten Detaillierungsgrad bei der Kommunikation
  • Evolution der Kommunikation anhand von „Best Practices“ und konkreter Beispiele aufzeigen
    • Was ist heute bereits gut und hilft mir
    • Gemeinsame Reflexion
    • Was erwarte ich von anderen bzw. was hilft mir?
    • Sensibilisierung für eine persönliche Evolution der KommunikationErfahrungsaustausch rund um die gewünschte Kommunikation etablieren
  • Einfache Checklisten als Inspiration und Gedächtnisstütze
  • Vorlagen für standardisierte Kommunikation / Korrespondenz für jeden zugänglich an zentraler Stelle
    • Hilfreich könnte dazu auch ein Wiki mit Navigationsmöglichkeiten und Details sein
  • Regelmäßige Lessons Learned
  • „Kommunikator des Monats“ als Anerkennung und Motivation

Gut, es wird auch immer renitente und resistente Vögel im Unternehmen geben, die höchstens auf dem Flur ausgiebig zwitschern und ansonsten eher verbal-geizig unterwegs sind.
Aber je mehr das Thema Evolution der Kommunikation im Unternehmen aktiv gefördert und mit konkreten, praxisbezogenen Tipps entwickelt wird, umso mehr wird es auch von den Mitarbeitern wahrgenommen, angenommen, verinnerlicht und gelebt werden!
Ja, ein zuweilen steiniger und mühsamer Weg…
…aber es lohnt sich sehr ihn zu beschreiten!

Aber warum „in 11 Jahren“?!?

Bei so einem schmissigen Thema wie der „Evolution der Kommunikation“ hätte sich „Agenda 2030“ doch viel zu abgegriffen angehört, finden Sie nicht?!?

Quintessenz

Immer schön im Blick behalten: die Quintessenz!
Immer schön im Blick behalten: die Quintessenz!
  • Zeit ist Geld! – Und falsche Kommunikation kostet eine Menge Zeit! Sparen Sie sich diese lieber – zum Wohle des Unternehmenserfolgs!
  • Gestalten Sie die Evolution der Kommunikation aktiv mit – damit Sie nicht das Nachsehen haben!
  • Korrekte Kommunikation kostet keine Kohle!
  • Es muss ein Umdenken in den Unternehmen stattfinden und der Fokus immer mehr auf eine positive Evolution der Kommunikation gerichtet werden. Nur so kann ein Unternehmen langfristig erfolgreich sein.

Hier geht es wahnsinnig interessant weiter

Wahnsinnig teilenswert!

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