Checklisten für mehr Glückseligkeit

Checklisten - damit Ihre Arbeit noch leichter Früchte trägt!
Checklisten – damit Ihre Arbeit noch leichter Früchte trägt!

Ich habe hier mal ein paar Inspirationen in Form von Checklisten zusammengestellt.
Sie sollen Sie dabei unterstützen, die Macht der Gewohnheit positiv für sich zu nutzen!
Erst einmal verinnerlicht, werden Sie die kleinen Helferlein ganz intuitiv anwenden und diese wiederkehrenden Themen noch gewinnbringender für sich einsetzen!

Potential zur Optimierung erkennen – und heben!

Die folgenden Anregungen haben keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Ihnen fällt mit Sicherheit noch der eine oder andere Punkt ein, den ich hier unerwähnt gelassen habe.
Aber genau darum geht es ja bei diesen Checklisten auch.
Sie sollen optimal zu Ihren Ansprüchen und Systemen passen und Sie bei der Arbeit unterstützen. Und sie lassen sich dabei auch noch beliebig detaillieren – sogar nachträglich und auf Basis Ihrer eigenen Erfahrungen.
Probieren Sie es doch einmal aus und lassen mich an Ihren Erfahrungen teilhaben!

Orientierung oder Vorgabe?

Checklisten: Nicht nur im Notfall ideal!
Checklisten: Nicht nur im Notfall ideal!

Einen wichtigen Aspekt bei der Verwendung von Checklisten sollten Sie bei ihrer Erstellung und Verwendung immer im Auge behalten: ihre Verbindlichkeit! Dient eine Liste eher als Gedankenstütze oder stellt sie eine klare Vorgabe für alle Beteiligten dar?
Je nachdem, wie Sie diese Frage für sich beantworten, müssen Sie sie auch kommunizieren.
Die beste Liste hilft Ihnen nicht, wenn sich niemand daran hält!
Also sorgen Sie für das nötige Maß an Verbindlichkeit!

Inspirationen für vorteilhafte Checklisten

Kurz, knapp, knackig – das umschreibt die folgende Auflistung sinnvoller Checklisten vielleicht am besten. Die wichtigsten Aspekte rund um das jeweilige Thema habe ich hier zusammengestellt. Für eine Vertiefung des Themas finden Sie jeweils einen weiterführenden Link pro Liste. Da sollte für jeden etwas dabei sein. Und falls nicht, dann schreiben Sie mir doch bitte einfach!

Liste offener Punkte

Eine OP-Liste ist besonders bei der Projektarbeit hilfreich, lassen sich in ihr doch alle offenen Punkte und Aufgaben hervorragend bündeln. Sie ist das Rückgrat einer strukturierten Vorgehensweise und schafft Transparenz und Verbindlichkeit – für alle Beteiligten.
Folgende Charakteristika zeichnen eine gute OP-Liste aus:

  • Die OP-Liste wird in jedem Status-Meeting durchgesprochen (alle relevanten / offenen Punkte)
  • Die Themen werden einvernehmlich mit einem Verantwortlichen inkl. Zieltermin eingetragen
  • Ist ein Punkt erledigt, wird dieser auch so in der Liste markiert und mit einem Ergebniskommentar versehen
  • Themen mit längerer Laufzeit sind mit einem Kommentar für den aktuellen Status zu versehen
  • Idealerweise wird vor jedem Status-Meeting diese Liste von den Verantwortlichen (für offene Punkte) aktualisiert
  • Prioritäten und Kritikalitäten verschaffen einen schnellen Überblick über die relevantesten Themen
  • Der Zugriff auf die Liste muss klar geregelt sein (gesamtes Projektteam oder z.B. nur OP-Listen-Verantwortlicher, welcher die Aktualisierung kanalisiert vornimmt)
  • Folgende Informationen (Spalten) haben sich in meinen Augen in einer OP-Liste bewährt (Minimalausprägung):
    • ID des Punktes (wird für jeden Punkt bei der Erstellung vergeben und darf sich nicht mehr ändern!)
    • Titel
    • Beschreibung
    • Priorität
    • Kritikalität
    • Verantwortlicher
    • Zieltermin
    • Status, z.B.:
      • noch nicht begonnen
      • in Bearbeitung
      • zurückgestellt
      • erledigt
    • Statusbeschreibung
    • Ergebnis
  • Filteroptionen lassen auf charmante Weise erledigte Punkte schnell und verlustfrei aus dem Arbeitsvorrat verschwinden.
  • Optisch kann man diese Liste mit farbigen Hervorhebungen (nach Kritikalität, Status etc.) noch anreichern, um den Fokus auf die wichtigsten Punkte lenken zu können.

Na?
Appetit bekommen?
Für besonders Wissenshungrige gibt es hier noch den Hauptgang zu diesem kleinen Appetizer: Nicht nur für Chirurgen: die OP-Liste

Projektplan

Projektstatusbericht

Er ist ein probates Mittel zur Information der Projektsponsoren und Vorgesetzten. Zudem gibt er Ihnen die Möglichkeit, die wichtigsten Themen, bislang erreichte Ziele und die nächsten Meilensteine transparent zu machen.

    • Zeitraum

 

    • Relevantes im Zeitraum

 

    • Relevantes im nächsten Zeitraum

 

    • Ampel (ja, es gibt auch rot!)

 

    • Konkrete Maßnahmenvorschläge

 

  • Realistische Einschätzung

Termine

    • Terminvorbereitung

 

    • Agenda

 

    • Zeit und Raum

 

  • Protokoll

Spannend weiter im Kosmos der Terminorganisation und -durchführung geht es hier: Termine über Termine – Management Summary

Systemupdates und Downtimes

  • Geplant vs. ungeplant
  • Schnittstellen
  • Jobs
  • Wartungsarbeiten kommunizieren
  • Wartungsseite aktivieren
  • Dateien frühzeitig bereitstellen (lassen)
  • Backup erstellen
  • System-Check durchführen
  • Ende kommunizieren

Ein wenig ausführlichere Anregungen gibt es hier: Checkliste für Systemupdates und Downtimes

Neuer Mitarbeiter

  • Personalnummer und -daten
  • Benötigte IT-Systeme und -Netzzugriffe
  • Benötigte Zugangsberechtigungen
  • Arbeitsplatzausstattung
  • (Mobil)Telefon
  • Aufnahme in relevante E-Mail-Verteiler

Quintessenz

  • Immer schön im Blick behalten: die Quintessenz!
    Immer schön im Blick behalten: die Quintessenz!

    Checklisten unterstützen Sie dabei, wiederkehrende Tätigkeiten zu vereinfachen und zu standardisieren

  • Transparenz und Dokumentation in einem
  • Ideal auch zur Aufgabendelegation
  • Machen Sie sie verbindlich, Ihre Checkliste, sonst bringt Ihnen die beste Liste nichts!

Hier geht es wahnsinnig interessant weiter

Wahnsinnig teilenswert!

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