Checkliste für Systemupdates und Downtimes

Checklisten: Erste Hilfe bei Systemupdates am offenen IT-Herzen!
Checklisten: Erste Hilfe bei Systemupdates am offenen IT-Herzen!

IT-Systemupdates sind ja immer so eine Sache.
Für die Anwender soll ein System einfach nur funktionieren und immer verfügbar sein.
Gleichzeitig soll es aber auch immer neue Funktionen bieten und dabei stets etwas schneller sein als der Anwender – damit er nicht unnötig warten muss.
Downtimes oder Wartungsarbeiten lassen sich in dieses Paradies leider nicht immer unbemerkt integrieren.

Denn je komplexer ein System ist, desto mannigfaltigere Fehlerquellen sind dabei zu beachten und umschiffen. Umso kritischer sind derlei Eingriffe, wenn ein IT-System auch noch vollständig in die Systemlandschaft implantiert wurde oder gar als Bindeglied fungiert.
In diesen Fällen ist eine gute, strukturierte Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung zwingend erforderlich!

Professionelle Systemupdates sind kein Hexenwerk

Ich habe ja schon so einiges miterleben müssen.
Allen voran die Updates meines „Lieblingsdienstleisters“, der mich oft unangenehm zu überraschen vermochte.
Sehr oft!
Jedoch habe ich besonders durch diese Leidensgeschichten auch eine Menge gelernt!

Das Schöne an Updates von IT-Systemen ist ja, dass sie zumeist sehr gut im Vorfeld planbar sind. Die verschiedenen Schritte und Tätigkeiten ähneln sich oftmals so sehr, dass man sie gut abstrahieren und in einer Checkliste bündeln kann. Sollten Sie IT-Systeme verantworten, dürften Ihnen viele der folgenden Dinge bereits sehr vertraut vorkommen.

Geplante Downtimes und Systemupdates

Nicht immer sind notwendige Wartungsarbeiten so offensichtlich...
Nicht immer sind notwendige Wartungsarbeiten so offensichtlich…

Zunächst wären da natürlich die unterschiedlichen Gründe für eine Downtime bzw. ein Update, wie z.B.:

  • Fehlerkorrekturen (Bugfixes / Patches)
  • Anpassung von Schnittstellen(systemen)
  • Releasewechsel
  • Einspielen neuer Funktionen
  • Änderung der Hardware

Es stellt sich dabei immer die Frage, ob tatsächlich eine Downtime notwendig ist oder ein Update im laufenden Betrieb eingespielt werden kann. In beiden Fällen empfehle ich jedoch einen Ausschluss der Anwender für den Zeitraum der Wartungsarbeiten, um Irritationen und technische Schwierigkeiten zu vermeiden.

Vorbereitung einer geplanten Downtime

Sie wissen also, dass Sie in absehbarer Zukunft Wartungsarbeiten an einem Ihrer IT-Systeme durchführen müssen. Dann sollten Sie sich bei deren Planung zumindest mit den folgenden Aspekten auseinandersetzen:

  • Abstimmung der Downtime abhängig vom betroffenen System
    • Downtime oder Update im „laufenden Betrieb“?
    • Gibt es definierte Zeitfenster für diese Wartungsarbeiten?
    • Welche Vorlaufzeiten müssen eingehalten werden (z.B. für angebundene Schnittstellen(systeme))?
    • Existieren Abhängigkeiten zu anderen IT-Systemen?
    • Sind evtl. (Geschäfts)Prozesse von der Downtime beeinträchtigt?
    • Wie lange wird das System voraussichtlich nicht verfügbar sein?
  • Welche Server, Komponenten und Dateien sind betroffen?
    • Sofern ein externer Dienstleister die Wartungsarbeiten für Sie oder mit Ihnen durchführt, fordern Sie diese Informationen stets so detailliert wie möglich ein. So können Sie während der Aktualisierung ganz einfach Punkt für Punkt abhaken, wenn er erledigt wurde. Sie vermeiden dadurch einfach und effektiv, dass Aspekte vergessen werden und sorgen allseits für ein Plus an Transparenz.
  • Rechtzeitige Information an die Benutzer des Systems
    • Die Verantwortlichkeit für die Kommunikation muss im Vorfeld geregelt sein!
    • Zwingend sind zumindest die Verantwortlichen der (potentiell) beeinträchtigten Prozesse zu informieren!
    • Hinweis in der Software selbst prominent platzieren, falls dies möglich ist
    • Information der User über unternehmensübliche Kommunikationswege (Intranet, Portal, Newsseite, E-Mail-Verteiler etc.)
    • Ggf. ein paar Details zum Hintergrund der Nichtverfügbarkeit (neue Funktionen, Hardware etc.)

Durchführung der Wartungsarbeiten

  • Wartungsarbeiten haben viele Gesichter
    Wartungsarbeiten haben viele Gesichter

    Automatische Schnittstellen(jobs) für den Zeitraum der Tätigkeiten deaktivieren

    • Dies umfasst neben aktiv vom System ausgehenden Jobs auch diejenigen Jobs, welche das betroffene System als Ziel oder Quelle verwenden
  • Systemsicherung vornehmen
    • Dieser Schritt ist abhängig vom Umfang der Änderungen am System und dessen Kritikalität (Entwicklungssystem, Qualitätssicherungssystem oder Produktivsystem)
    • Z.B. per „Snapshot“ pro System
    • Sicherung der Konfiguration / zu ändernden Dateien, falls möglich
  • falls Durchführung durch externe Dienstleister:
    • Ermöglichung des Zugriffes auf die relevanten Systeme
    • Entsperrung des Administrationsbenutzers (sofern erforderlich / vorgesehen)
  • Sperrung des Systems für die Anwender
  • Durchführung der notwendigen Tätigkeiten
  • Reaktivierung des Systems
  • Prüfung der Systemkonfiguration
  • Sperrung des Administratorbenutzers (sofern erforderlich / vorgesehen)

Nachbereitung der Downtime / des Updates

  • Prüfung der grundsätzlichen Funktionstüchtigkeit des Systems
  • Durchführung erster IT- / Funktionstests (falls möglich)
  • Reaktivierung der Schnittstellen(jobs) im System selbst und „drum herum“
  • Entfernung der Wartungsnachricht
  • Ideal: Information der Anwender (z.B. per News), was es Neues gibt bzw. dass die Aktualisierung erfolgreich war!
  • Freigabe des Systems / Information an die Prozessverantwortlichen und Systembenutzer

Potential zur Optimierung erkennen und heben

Checklisten: Nicht nur im Notfall ideal!
Checklisten: Nicht nur im Notfall ideal!

Natürlich entbehren die von mir zusammengestellten Aspekte jeden Anspruch auf Vollständigkeit. Ich möchte sie vielmehr als Denkanstöße und Inspiration verstanden wissen. Ihnen fällt mit Sicherheit noch der eine oder andere Punkt ein, den ich hier unerwähnt gelassen habe.
Aber genau darum geht es ja bei diesen Checklisten auch.
Sie sollen optimal zu Ihren Ansprüchen und Systemen passen und Sie bei der Arbeit unterstützen.
Und sie lassen sich dabei auch noch beliebig detaillieren – sogar nachträglich und auf Basis Ihrer eigenen Erfahrungen.
Probieren Sie es doch einmal aus und lassen mich an Ihren Erfahrungen teilhaben!

Orientierung oder Vorgabe?

Einen wichtigen Aspekt bei der Verwendung von Checklisten sollte man bei der Erstellung und Verwendung immer im Auge behalten: ihre Verbindlichkeit! Dient eine Liste eher als Gedankenstütze oder stellt sie eine klare Vorgabe für alle Beteiligten dar?
Je nachdem, wie Sie diese Frage für sich beantworten, müssen Sie sie auch kommunizieren.
Die beste Liste hilft Ihnen nicht, wenn sich niemand daran hält!
Also sorgen Sie für das nötige Maß an Verbindlichkeit!

Quintessenz

  • Immer schön im Blick behalten: die Quintessenz!
    Immer schön im Blick behalten: die Quintessenz!

    Seien Sie vorbereitet – sonst haben Sie stets das Nachsehen!

  • Checklisten helfen bei der Standardisierung wiederkehrender Tätigkeiten
  • Systemupdates sind deutlich mehr als nur ein „Ein- und Ausschalten eines Computers“!
  • Auch eine aussagekräftige Dokumentation wird durch Checklisten „by the way“ erstellt
  • Machen Sie sie verbindlich, Ihre Checkliste, sonst bringt Ihnen die beste Liste nichts!

Hier geht es wahnsinnig interessant weiter

Wahnsinnig teilenswert!

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