Budgetierung: Fragenkatalog zur Orientierung

Fragenkatalog zur Budgetierung - und die Münzen kommen dahin, wo sie hin gehören!
Fragenkatalog zur Budgetierung – und die Münzen kommen dahin, wo sie hin gehören!

Sie beschäftigen sich gerade mit dem Thema „Budgetierung“? Dabei wissen Sie jedoch noch nicht so recht, wie Sie an die Sache heran gehen sollen? Und wenn Sie so in den Spiegel schauen sehen Sie ziemlich viele Fragezeichen in Ihrem Gesicht?

Prima!

Dann nehmen Sie doch bitte schnell Stift und Papier zur Hand (oder auch gerne ein digitales Pendant) und schreiben Ihre Fragen nieder! Denn ein Fragenkatalog ist ein sehr einfaches und doch extrem effizientes Mittel zur Analyse und Definition eigener und fremder Anforderungen.

Ich selbst habe mich erst kürzlich wieder sehr intensiv mit dem Thema „Budgetierung“ befasst und hatte dabei direkt ein paar Dutzend Fragen auf der Stirn. Also habe ich rapidamente mein digitales Notizbuch gezückt und geschrieben und „gebrainstormed“ was das Zeug hält. Herausgekommen ist der nachfolgende Fragenkatalog rund um das Thema „Budgetierung“ und alles, was mir sinnvollerweise dazu einfiel.

Für gewöhnlich ist das Controlling in der Verantwortung rund um das Thema Budgetierung. Also ist dieses sicherlich auch Ihr primärer Interview-Partner und Ihre erste Anlaufstelle zur Klärung dieses Fragenkatalogs. Dies ist auch der Grund, weshalb ich im Folgenden das Controlling (CO) in die eine oder andere Frage als Adressaten eingebaut habe.

Damit nicht jeder das Rad hierzu neu erfinden muss gibt es nun den offiziellen IT-ist-der-Wahnsinn.de-Fragenkatalog zur Budgetierung:

Fundamente der Budgetierung

Ich empfehle Ihnen sich mit den folgenden Fragen auseinander zu setzen und sie ggf. einfach mal wirken zu lassen. Manchmal müssen Sie auch ein paar Nächte drüber schlafen, ehe Sie sie vernünftig für sich beantworten können.

Sollten Sie dann immer noch kein gutes Gefühl dabei haben, kann ich Ihnen nur nahe legen, sich mit einem Ihrer Inhouse Consultants  zu verabreden. Oder natürlich auch mit einem externen Pendant.

Mit ’nem Glossar klappt’s wunderbar!

Auch wenn es zunächst übertrieben anmuten mag: Tun Sie bitte sich und allen Beteiligten proaktiv den Gefallen und etablieren Sie direkt zu Beginn Ihrer Diskussionen rund um die Budgetierung ein Glossar. Meiner Erfahrung nach ist das Schlimmste was Ihnen im weiteren Verlauf passieren kann, dass Sie Begrifflichkeiten verwenden, die jeder Beteiligte anders interpretiert und verwendet. Entweder reden Sie dadurch stundenlang über Äpfel und Birnen, ohne es zu merken oder Sie meinen sogar dasselbe – und wissen auch davon leider gar nichts.

Ein nebenbei geführtes und stetig erweitertes Glossar unterstützt Sie in effektiver Weise dabei, ein einheitliches Bild für alle zu „malen“.

Reiseziel Ihrer Budgetierung

Ja, Ihr liebes Reiseziel.
Darüber sollten Sie sich tatsächlich am besten schon vor oder aller spätestens zu Beginn Ihrer Budgetierungsreise im Klaren sein. Es wird Sie nämlich wie ein Leuchtturm auch durch stürmische Diskussionen und Fragestellungen sicher leiten und Ihnen dabei helfen, den richtigen Kurs zu halten oder zu setzen.

Ist es mehr Kostentransparenz? Oder eine mehrjährige Prognose für den Vorstand? Sollen die Budgets und Ausgaben der Fachbereiche differenzierter dargestellt werden? Oder spielt das auch eben genau keine Rolle? Setzen Sie die Segel Ihrer Budgetierungsreise und erreichen Sie mit dem folgenden Fragenkatalog sicher Ihren Zielhafen!

Wie soll das Budget gegliedert und strukturiert werden?

Welche Budgettöpfe gibt es heute?
Mit „Budgettopf“ ist dabei die oberste Gliederungsebene innerhalb des Gesamtbudgets gemeint.

Beispiel für eine Gliederung bei der Budgetierung

Nehmen wir einfach einmal an, Sie haben ein Gesamtbudget von 1.000.000,- EUR pro Jahr zur Verfügung. Um Ihre verschiedenen Themen sauber voneinander zu trennen und zu tracken, könnten Sie die folgenden Budgettöpfe definieren:

  • Bauprojekte (400.000,- EUR)
  • Instandhaltungsmaßnahmen (100.000,- EUR)
  • Forschung & Entwicklung (300.000,- EUR)
  • Marketing (200.000,- EUR)

Dies gäbe Ihnen die Möglichkeit, eine differenziertere und auf das jeweilige Themengebiet zugeschnittene Budgetverfolgung zu etablieren und zu reporten.

Als nächstes sollten Sie klären, ob es spezielle Begriffe für „Budgettopf“ gibt.
Diese Begriffe inklusive etwaiger Spezifika sollten Sie direkt in Ihr Unternehmensglossar aufnehmen und mit einer aussagekräftigen Definition, Beispielen und etwaigen Synonymen versehen. So sorgen Sie nachhaltig für eine gesteigerte Transparenz und ein einheitliches Verständnis – und können sich obendrein auch darauf beziehen, sollte es Fragen dazu geben.

Wie definiert das Controlling bei der Budgetierung die Budgettöpfe?

Klar kommunizierte Erwartungshaltung
Klar kommunizierte Erwartungshaltung

Unabhängig davon, welche Budgettöpfe benötigt oder definiert werden, ergeben sich ein paar Fragen dazu, die Ihnen dabei helfen, die Ansprüche an die und Vorgehensweise bei der Budgetierung besser zu verstehen:

  • Identische Struktur für jedes Jahr?
  • Budgets pro Fachbereich?
  • Pro Kostenstelle, Geschäftsbereich, Gesellschaft / Buchungskreis etc.?
  • Oder werden Budgets pro Verwendungszweck / Thema vergeben?
  • Gibt es Verantwortliche für die Budgettöpfe?
    • Falls ja:
    • Wer ist verantwortlich?
    • Welche Pflichten hat diese Person?
    • Verfügt diese Person vielleicht sogar über besondere Rechte?
  • Welche Summen sind offiziell / inoffiziell (Stichwort: Puffer)?
  • Gibt es eine Art Puffer?
    • Falls ja:
    • Wie wird dieser gebildet?
    • Wird dieser kommuniziert?
    • Und falls dem so ist: wie?
    • Wie erfolgt der Zugriff auf den Puffer?
    • Gibt es ein Reporting zum Puffer (intern / Unternehmensleitung / Vorstand)?
    • Sind vordefinierte Ausschöpfungsgrade (80%, 90%, 110%) erforderlich, die eine Warnung auslösen (sollen)?

Wie erfolgt die Budgetplanung für die Budgettöpfe?

  • Zeitpunkt / Zeitraum
  • Beteiligte für Definition und Genehmigung
  • Wer fordert die Budgets an?
  • Wie werden die erforderlichen Budgets ermittelt?
  • Wie wird bei der Budgetierung mit Währungsumrechnungskursen umgegangen?
  • Gibt es Plankurse für die Budgetierung?

Jahres- oder projektbezogen? – Das ist hier die Frage!

Gibt es (ausschließlich) Jahresbudgets oder auch projektbezogene Budgets, die über mehr als ein Jahr „laufen“? Wie spiegeln sich diese in den Jahres-Reportings wider?

Wie erfolgt der Abruf aus den Budgettöpfen?

Bewährte Kommunikationsform
Bewährte Kommunikationsform zur Budgetfreigabe?
  • Einheitliches Vorgehen (ausschließlich Budgetantrag) oder gibt es weitere Möglichkeiten?
  • Wird für eine Maßnahmenanforderung immer nur genau ein Budgettopf verwendet?
  • Wenn das verfügbare Budget eines Budgettopfes mit einer Maßnahmenanforderung überschritten würde, wie wäre dabei das Vorgehen?
    • Rigorose Ablehnung der Anforderung?
    • Können weitere Budgettöpfe als Quelle verwendet werden?
    • Wird der Puffer verwendet?
  • Wenn mehrere Budgettöpfe als Quelle verwendet werden können:
    • Wo und wie werden die verschiedenen Budgetquellen kommuniziert?
    • Wie erfolgt die Kommunikation der Budgetverbräuche in Richtung Budgettopfverantwortlichem bzw. anforderndem Fachbereich?
  • Können Budgets der Folgejahre als Budgetquelle verwendet werden?
    • Falls ja:
    • Wie weit in die Zukunft können diese genutzt werden?
    • Wer entscheidet, dass ein Budget der Folgejahre als Budgetquelle genutzt werden darf / soll / muss?
    • Und wie wird dieser frühzeitige Budgetverbrauch kenntlich gemacht und kommuniziert?
  • Wie weit in die Zukunft reicht die Budgetplanung?
    • Gibt es dabei Unterschiede in der Verfügbarkeit / Verbindlichkeit zur (frühzeitigen) Verwendung?
  • Wer entscheidet, welche Budgettöpfe und -jahre als Budgetquelle für eine Maßnahmenanforderung verwendet werden sollen?

Budgetquelle versiegt?! – Was nun?

(Daten)Wasser marsch - für einen sauberen Datenpool!
Bleibt der Geldhahn nach der Budgetierung geschlossen?

Wie erfolgt die Budgetvergabe, wenn alle verfügbaren Budgetquellen ausgeschöpft sind?

  • Ist dies überhaupt möglich?
    • Falls ja:
    • Prozedere?
    • Beteiligte / Verantwortliche?
    • Spezielle Anträge / Vorschriften?
  • Wie erfolgt dabei die Kommunikation an die Beteiligten und Verantwortlichen?

Gibt es bei der Planung und Budgetierung Restriktionen?

Welche Restriktionen gibt es heute für die Budgetplanung und -vergabe?

  • Strikte Trennung zwischen Planung und „Verbrauch“ von Budgets?
  • Gibt es Anforderungen vom Controlling, wie die Berechtigungen dabei gestaltet werden müssen oder sollen?
    • Controlling darf alles sehen und bearbeiten („Admin“)?
    • Unterscheidung innerhalb des Controllings notwendig (Planung / Verbrauch)?
    • Was dürfen die anfordernden Fachbereiche sehen – oder nicht sehen?

Wie erfolgt die Kommunikation rund um die Budgets heute / zukünftig?

  • Planung
    • Von wem wird wann geplant und eingereicht?
  • Verbrauch
    • Gibt es feste, regelmäßige „Freigabe-Termine“ für die Maßnahmenanforderungen?
    • Wer wird wann über das Ergebnis informiert?
  • Anfordernder Fachbereich

Gibt es ein Budget-Reporting?

  • Für die anfordernden Fachbereiche?
  • Oder vielleicht für die verantwortlichen Fachbereiche?
  • Für das Controlling?
  • Was bekommt die Unternehmensleitung / der Vorstand zu Gesicht?
  • Wie sieht das Reporting heute aus?
  • Gibt es automatisierte / standardisierte Reports?
  • Oder automatisierte / standardisierte Benachrichtigungen?
  • Welche Zugriffsbeschränkungen gibt es bei den Auswertungen?

Gibt es eine (automatische) Budget-Kontrolle?

Kein Problem - höchstens eine Herausforderung!
Irgendwann ist jede Budgetierung mal am Ende!
  • Wie ist die Budgetprüfung eingestellt?
  • Welches System wird dafür genutzt?
  • Automatische oder biomechanische Budget-Kontrolle?

Am Ende des Projektes ist noch Budget „übrig“? Fließt dies geldstromaufwärts zurück zur Budgetquelle oder was geschieht damit?

Welche Systeme werden heute genutzt?

Um eine Budgetierung bestmöglich technisch zu unterstützen ist es ebenso erforderlich, dass Sie die vorhandenen oder strategisch passenden IT-Systeme kennen und auswählen. So könnten folgende Fragen bei Ihrer Anforderungsanalyse hilfreich sein:

Zeit und Raum für Visionen

Auch ohne bewusstseinserweiternde Mittelchen sollten Sie sich auch noch Gedanken über Ihre strategischen Anforderungen an Ihre Budgetierung machen. Wo soll Ihre „Budget-Reise“ hingehen – und wohin besser nicht? Gibt es Aspekte, die Sie heute noch als optimierungsbedürftig einstufen und im Rahmen einer einheitlichen Lösung verbessern möchten?

  • Funktionen
  • Systeme
  • Schnittstellen
  • Prozesse
  • Zuständigkeiten
  • Kommunikation
  • Automatisierung
  • Budgetverfolgung
    • „Harte“ Budgetgrenzen / -sperren

Interessantes links und rechts vom Weg?

Auch wenn wir zwischenzeitlich nun sehr viele Informationsanfragen zusammengestellt haben, gibt es immer noch ein paar weitere Aspekte, die jenseits des eigenen Tellerrandes klärenswert erscheinen:

  • Revisionsaspekte / -feststellungen
  • Berechtigungsstrukturen
  • Fehlende oder gewünschte Funktionen

Zugegeben, das waren jetzt schon ziemlich viele Fragen rund um das Thema Budgetierung. Und Sie haben gemerkt, dass das Thema etwas vielschichtiger und weitreichender ist als vielleicht zunächst angenommen. Aus persönlicher Erfahrung kann ich Ihnen nur empfehlen, alle Beteiligten rund um die Budgetierung in Ihrem Unternehmen an einen Tisch zu bringen und die Fragen gemeinsam und einvernehmlich zu klären. Das Ergebnis wird dadurch mit Sicherheit deutlich erfolgreicher ausfallen!

Hinterfragen ausdrücklich erlaubt!

Wenn Sie schon dabei sind und ganzheitlich über Ihre (zukünftige) Budgetierung sprechen, sollten Sie auch Ihre bereits etablierten, traditionellen Prozesse und deren Besonderheiten einmal kritisch hinterfragen. Ich finde, es gibt kaum etwas Schlimmeres als die Beibehaltung „kurioser“ Prozesse, weil sie eben immer schon so waren und das Unternehmen (trotzdem) nicht unterging. Oft sind es einfach fehlende Wegweiser, die dem Prozessverantwortlichen eine Optimierung im Sinne des Unternehmens erschweren. Da stellt die Budgetierung keine Ausnahme dar.

Auch hierbei kann ich Ihnen nur empfehlen, offen und vorurteilsfrei in eine gemeinsame Diskussion einzusteigen. Bringen Sie zum Ausdruck und behalten Sie im Auge, dass es Ihnen nicht darum geht, den Finger in aufklaffende Prozesswunden zu legen! Vielmehr sollten alle Beteiligten eine Lösung anstreben, die einen möglichst optimalen und nachhaltigen Erfolg verspricht. In Zeiten der Globalisierung und Digitalisierung mit all seinen Licht- und Schattenseiten kann sich kein Unternehmen verkorkste Prozesse leisten!

Quintessenz

Immer schön im Blick behalten: die Quintessenz!
Immer schön im Blick behalten: die Quintessenz!
  • Noch mehr Fragen? – Noch mehr fragen!
  • Wie Sie sehen, müssen wirksame Werkzeuge weder aufwändig noch kostenintensiv sein. Nutzen Sie einen Fragenkatalog als ein Mittel, um die Gedankengänge rund um ein Thema in Schwung zu bringen.
  • Ein Fragenkatalog wirkt häufig noch Wochen nach der Fragerunde und hilft bei der Lösungsfindung ebenso wie bei der Selbstfindung Ihrer Kunden.
  • Oftmals regt ein Fragenkatalog auch die interne Kommunikation und Diskussion nachhaltig an. Ein in den kundeneigenen Reihen für Erstaunen sorgendes „Nein, das machen WIR doch immer so und nicht so…!“ kommt mir dabei sehr regelmäßig zu Ohren. Einem noch positiveren Gesamtergebnis ist dies auf jeden Fall sehr zuträglich, da meine Kunden dann noch bestrebter sind, ein einheitliches Verständnis vom „Heute“ zu erhalten, um Ihr „Morgen“ gestalten zu können.
  • Ich habe sinnvolle Fragen vergessen? – Dann gerne einfach als Kommentar ergänzen!

Hier geht es wahnsinnig interessant weiter

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