Aufwandsschätzung „to go“?

Nur in bar: Aufwandsschätzung "to go"
Nur in bar: Aufwandsschätzung „to go“

Kann man eigentlich so eine richtig schön valide Aufwandsschätzung gleich um die Ecke im Supermarkt kaufen? So als „Estimation to go“? Oder zumindest im Internet bestellen? Vielleicht fällt sie auch manchmal einfach so vom Himmel – bei unseren heutigen Wetterkapriolen würde mich das fast nicht verwundern…

Früher war dieses Thema für mich eine beinahe an Magie grenzende Angelegenheit. Häufig wähnte ich mich dabei umgeben von Zauberern, Gauklern und Scharlatanen. Mit humunculus-artig überdimensionierten Schätz-Daumen und nebulös-undurchsichtigen Ergebnissen kam dabei häufig eine so fantastische Aufwandsschätzung heraus, dass man auch genauso gut hätte drei Runden würfeln können.

In der Vergangenheit musste ich nun mittlerweile selbst schon etliche dieser ominösen Aufwandsschätzungen erstellen, um die Anforderungen meiner Kunden aus IT-Sicht mit einem ungefähren Preisschild zu versehen.

Wenn ich für eine Evaluierung, Konzeption oder gar ein größeres Projekt eine Aufwandsschätzung erstellen soll, hilft es mir immer sehr, wenn ich das Vorhaben logisch in kleine(re) Abschnitte und Themen zerlege und diese separat bewerte. Ich versuche dabei mir möglichst darüber klar zu werden, was für welchen Aspekt benötigt wird und welche Fragestellungen ggf. zu klären sind.

Je nach Art und Umfang des aufgetragenen Kundenwunsches bietet es sich an, eine passend dimensionierte, separate Konzeptionsphase vor die eigentliche Projektrealisierung zu setzen. Dadurch werden die eigentlichen Entscheider in die Lage versetzt, zunächst ein Gefühl für die voraussichtlich entstehenden Aufwendungen zu erhalten. Am Ende dieser Konzeptionsphase kann dann schon möglichst zuverlässig ein Preisschild an das Vorhaben gehängt werden.

Wer will Workshops?

Besonders mögliche Fragestellungen sind bei einer Aufwandsschätzung eine sehr hilfreiche Basis, um notwendige Workshops mit dem Kunden zur weiteren Detaillierung seiner Anforderungen zu ermitteln. Damit einher geht selbstverständlich auch eine gewisse Vor- und Nachbereitung. Sei es die Erstellung, Prüfung und Kommentierung eines Protokolls, der Pflege der OP-Liste oder der Vor- und Nachbereitung konkreter Beispiele für die Konzeption. Es gibt rund um einen Workshop eigentlich immer etwas Vor- oder Nachbereitendes zu tun.

Aufwandsschätzung „to go“? – No!

Einen Tipp möchte ich Ihnen ganz besonders ans Herz legen:
Lassen Sie sich nicht zu einer Aufwandsschätzung „aus der Hüfte heraus“ hinreißen!

Sie können dabei nur verlieren!

Nicht selten wurde und werde ich von meinen Kunden gefragt, wie hoch für dieses oder jenes Vorhaben wohl der Aufwand ausfallen wird. Oft wünscht dabei jemand aus dem Vorstand bereits eine erste Preisindikation. In so einer Situation muss man immer sehr aufpassen. Ist erst einmal eine Schätzung auf dem Tisch, macht diese schnell die (große) Runde. Und dann habe ich es sehr schwer, davon wieder abzuweichen. „Damals haben Sie doch x Tage dafür geschätzt. Warum schätzen Sie nun y?“ oder „Ich habe dem Vorstand doch schon x Tage Aufwand gemeldet, da kann ich doch jetzt nicht mit y um die Ecke kommen!“

Um gar nicht erst in diese Situation zu kommen, gebe ich keine Schätzung ohne vorherige offizielle Anforderung und Durchführung einer offiziellen Aufwandsschätzung mehr an meine Kunden. Das einzige, auf das ich mich zuweilen einlasse, ist eine grobe Einordnung des Aufwands in T-Shirt-Size (also S, M, L usw.). Aber diese auch nur unter Vorbehalt und äußerst ungern.

Aufwandsschätzung: konkrete Tipps

Was also hilft mir, wenn ich eine Aufwandsschätzung erstellen soll? Hier ein paar bewährte Tipps aus meinem Erfahrungsschatz:

Zieldefinition

Wenn Sie nicht wissen, wo die Projektreise hingehen soll, brauchen Sie eigentlich auch gar nicht erst den Anker lichten. Je klarer Sie das gemeinsame Ziel mit Ihrem Kunden visualisieren und verschriftlichen, desto einfacher wird die Realisierung – und natürlich die Erstellung eines Preisschilds im Rahmen der Aufwandsschätzung.
Dabei können die Ziele sehr unterschiedlich und vielgestaltig sein. Von wirtschaftlichen Zielen wie der Optimierung von Fertigungsprozessen oder Kosteneinsparungen bei der Produktion über qualitative bis hin zu psychologischen Zielen á la „Markenbekanntheit“ kann dabei die Spanne reichen.

Kommunikation

Kommunikationsleitfaden für anonyme Verbaloholiker
Kommunikationsleitfaden für anonyme Verbaloholiker

Reden Sie mit Ihrem Kunden und fragen Sie ihm zur Not Löcher in den Bauch! Versuchen Sie seine Bedürfnisse zu verstehen – und klären Sie auch ganz klar die Bedeutung seines und Ihres Vokabulars (siehe nächster Tipp)!

Glossar erstellen

Klingt banal, ist aber oftmals entscheidend für den Projekterfolg! Nur, wenn Sie das Vokabular und somit Ihren Kunden verstehen – und er Sie – können Sie gemeinsam das beste Ergebnis erzielen.
Ohne Glossar habe ich es leider schon erleben müssen, dass auch nach einer halbjährigen Projektarbeit noch Begriffe und Synonyme wild durcheinander geworfen wurden. Dies gefährdet nicht unerheblich Ihren Projekterfolg!
In so ein Glossar passen auch prima Kennzahlendefinitionen hinein. Dieses Glossar können Sie auch im weiteren Projektverlauf und sogar für Folgeprojekte weiterverwenden. Die Zeit für dessen Erstellung ist also eine langfristige Investition in Ihre Projekte!

Portionierung der Aufgaben

Wenn es eben irgendwie geht, versuche ich die Aspekte rund um die Kundenwünsche so granular wie möglich zu portionieren. Soll zum Beispiel eine Auswertung für einen Kunden erstellt werden, so erstelle ich eine Übersicht aller benötigten Spalten, Filterkriterien und Berechnungslogiken. Daraus kann ich dann mit einem Entwickler recht einfach die erforderlichen Datenselektionen und Aufwände für die Kennzahlberechnung ableiten. Auch Drill-Down-Funktionen (detaillierterer Aufriss einzelner Werte innerhalb eines Reports; z.B. per Doppelklick auf eine Zelle der Auswertung) nehme ich auf, um sie separat bewerten zu können.

Heraus kommt bei diesem Vorgehen eine Bottom-up-Planung der Aufwände und ich erhalte neben einer klaren Vorstellung und möglichen Detailfragen eine gute Basis für meine Aufwandsschätzung.

Annahmen

Sie gehen davon aus, dass Ihr Kunde Sie während des Projektes stets begleitet und für Rückfragen im Rahmen der Realisierung bereit steht? – Dann schreiben Sie das auch auf jeden Fall so in Ihre Aufwandsschätzung!
Bestimmte Anforderungen wurden explizit nicht gefordert? Auch das sollten Sie schon schriftlich fixieren, sonst gibt es später böse Überraschungen und unnötige, nervenraubende Diskussionen mit Unzufriedenheitsgarantie.
Fixieren Sie grundsätzlich all Ihre Annahmen, auch wenn sie selbstverständlich erscheinen mögen. Jeder Teilnehmer hat eine andere Auffassung von Selbstverständlichkeit – und durch die Ergänzung der Annahmen in der Aufwandsschätzung tragen Sie professionell zu Transparenz und Verständnis bei.

Out of Scope

Auch Verbaloholiker wollen verstanden werden
Auch Verbaloholiker wollen verstanden werden

Ihnen ist die Nennung von Aspekten wichtig, die explizit nicht Bestandteil der Aufwandsschätzung sind? – Auch diese können Sie bedenkenlos in Ihre Aufwandsschätzung hinein dokumentieren. Für Klarheit und Transparenz muss man sich alles andere als schämen.

Rahmenbedingungen

Gibt es begrenzende Faktoren, die Sie für die Aufwandsschätzung berücksichtigen mussten? Z.B. ein bestimmtes Budget oder ein zeitlicher Horizont, die zwingend eingehalten werden müssen? Auch diese können Auswirkungen auf Ihre Aufwände haben und sollten ebenfalls niedergeschrieben werden.

Projektabhängigkeiten

Sie wissen schon, dass Ihr Vorhaben bzw. das Ihres Kunden auch von anderen Projekten direkt oder indirekt abhängig ist? – Prima! Man kann gar nicht oft genug darauf hinweisen, dass eine Projektabhängigkeit besteht, also weisen Sie auch in Ihrer Aufwandsschätzung schon einmal darauf hin!

Aufwandsschätzung impossible? – Zeit für eine Konzeptionsphase!

Schöne Zukunftsvision für Projektmanager!
Schöne Zukunftsvision für Projektmanager!

Nun haben Sie sich schon so lange über der Aufwandsschätzung gebrütet und noch immer fühlen Sie sich nicht wohl und sicher dabei? – Dann ist vielleicht eine vorgelagerte Konzeptionsphase vorteilhaft. So können Sie alle offenen Punkte und Fragen in gemeinsamen Workshops noch detaillierter mit Ihrem Auftraggeber klären und eine deutlich realistischere Aufwandsschätzung vornehmen. Ein Vorteil für beide Seiten!

Übrigens: Es bleibt letztendlich immer nur eine Schätzung!
Eine Garantie, dass Ihre tatsächlichen Aufwände von Ihrer Aufwandsschätzung nicht abweichen, gibt es nicht. Aber mit den genannten Methoden und Vorgehensweisen können Sie zumindest viele Unwägbarkeiten schon einmal eingrenzen und Abweichungen minimieren – damit Sie so genau wie möglich planen können!

Was sind Ihre besten Praxis-Tipps rund um eine valide Aufwandsschätzung? Schreiben Sie es mir doch in die Kommentare und lassen Sie so auch andere an Ihren Erfahrungen teilhaben!

Quintessenz

Immer schön im Blick behalten: die Quintessenz!
Immer schön im Blick behalten: die Quintessenz!
  • Eine Aufwandsschätzung bleibt eine Schätzung – aber mit diesen Tipps wird sie deutlich realistischer!
  • Gehen Sie das zu schätzende Vorhaben gedanklich durch und versuchen Sie es sich so gut es geht vorzustellen. So kommen Sie zu einer konkreteren Aufwandsschätzung als durch Würfeln oder Raten!
  • Trotz der Tipps können Sie noch keine Aufwandsschätzung vornehmen? – Dann ist vielleicht eine Konzeptionsphase anzuraten, in der die Anforderungen detailliert mit dem Auftraggeber aufgenommen und beiderseitige Rückfragen geklärt werden. Dies schafft Klarheit – bei Ihnen und beim Auftraggeber!

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